Kako se izračunavaju slobodni termini

Svaki put kada klijent otvori tvoju web stranicu za zakazivanje, Softalon iznova sastavlja listu slobodnih termina. Počinje od toga ko može obaviti uslugu i gdje, dodaje radno vrijeme tih osoba, uklanja sve što je već zauzeto, a zatim provjerava da li cijela usluga staje. Prikazuju se samo termini koji prođu svaku provjeru.

Ovaj vodič prolazi kroz svaku provjeru redoslijedom kojim je Softalon primjenjuje. Ako nedostaje termin koji očekuješ, uklonio ga je jedan od ovih koraka.

Ukratko

Termin se nudi za uslugu kada je sve ovo ispunjeno:

1. Najmanje jedan aktivni član tima dodijeljen je usluzi, usluga se nudi na lokaciji, a uposlenik tamo ima radno vrijeme.
2. Termin je unutar radnog vremena tog uposlenika za tu lokaciju na taj datum. Poseban dan zamjenjuje sedmično radno vrijeme za svoj datum.
3. Termin nije pokriven zatvorenim periodom, odsustvom uposlenika, blokiranim vremenom, događajem iz povezanog Google ili Outlook kalendara ili drugim terminom.
4. Cijela usluga, uključujući pauze, staje prije sljedećeg zauzetog perioda ili kraja smjene.
5. Sve prostorije ili oprema koje usluga treba slobodne su cijelo vrijeme.
6. Vrijeme početka pada na tvoju mrežu termina.
7. Termin je unutar tvog prozora za zakazivanje: nije prerano niti predaleko unaprijed.

1. Ko može obaviti uslugu i gdje

Softalon razmatra samo kombinacije koje imaju smisla:

• Član tima mora biti aktivan i dodijeljen usluzi.
• Lokacija mora biti aktivna i nuditi uslugu.
• Usluga mora biti aktivna.
• Uposlenik mora imati radno vrijeme na toj lokaciji. Uposlenik bez sačuvanog radnog vremena na nekoj lokaciji tamo se nikada ne može zakazati.

Privatne usluge nisu navedene na tvojoj web stranici za zakazivanje, ali klijenti koji otvore privatnu uslugu preko njenog direktnog linka i dalje mogu vidjeti i zakazati njene termine. Članovi tima na Dashboardu uvijek vide privatne usluge.

2. Radno vrijeme, po uposleniku i po lokaciji

Radno vrijeme tvog salona u Postavke › Kompanija ne stvara nijedan termin za zakazivanje. Dostupnost dolazi isključivo iz radnog vremena svakog člana tima, koje postavljaš zasebno za svaku lokaciju na kojoj radi. Pogledaj Radno vrijeme salona i radno vrijeme tima.

• Svaki dan može biti neradni, imati jedan blok radnog vremena ili više blokova (npr. pauzu za ručak između dva bloka).
• Poseban dan zamjenjuje sedmično radno vrijeme za jedan datum na jednoj lokaciji. Može dati drugačije radno vrijeme ili označiti da uposlenik ne radi. Poseban dan na lokaciji na kojoj uposlenik nema sedmično radno vrijeme čini ga dostupnim za zakazivanje tamo samo na taj datum. Pogledaj Postavi posebno radno vrijeme za određeni datum.
• Radno vrijeme se uvijek čita u vremenskoj zoni tvog salona.

3. Vrijeme koje se oduzima

Kada Softalon zna kada uposlenik radi, uklanja svaki zauzeti period:

Ovdje je važno nekoliko detalja:

• Termini blokiraju i svoje pauze. Termin drži uposlenika od početka pauze prije do kraja pauze poslije.
• Koji termini blokiraju vrijeme. Termini sa statusom Čeka potvrdu, Potvrđen, Završen ili Nije došao blokiraju vrijeme. Termini sa statusom Otkazan i Odbijen ga oslobađaju. Termin sa statusom Čeka plaćanje drži svoje vrijeme 15 minuta od kreiranja. Ako ni nakon toga nije plaćen, vrijeme se ponovo oslobađa.
• Jedan uposlenik, jedan raspored. Ako uposlenik radi na dvije lokacije, termin na jednoj lokaciji blokira isto vrijeme na drugoj.
• Događaji iz kalendara. Događaji iz kalendara koje uključiš pod Provjeri konflikte kopiraju se kao blokirano vrijeme. Google događaji označeni kao slobodni se preskaču. Preskaču se i događaji koje je sam Softalon dodao u tvoj kalendar, tako da nikada ne blokiraju dvaput. Pogledaj Sinhronizuj Google Calendar ili Outlook.

Dodavanje odsustva, zatvorenog perioda ili blokiranog vremena nikada ne otkazuje i ne pomjera postojeće termine. Samo zaustavlja nova zakazivanja.

4. Da li cijela usluga staje

Slobodna praznina sama po sebi nije dovoljna. Usluga mora stati u nju od početka do kraja:

• Trajanje. Usluga mora završiti do kraja slobodne praznine.
• Pauza prije mora stati nakon početka praznine. Ako smjena počinje u 9:00, a usluga ima pauzu prije od 15 minuta, najraniji mogući početak je 9:15.
• Pauza poslije mora stati prije kraja praznine. Usluzi od 45 minuta s pauzom poslije od 15 minuta treba cijeli sat prije zatvaranja ili sljedećeg termina.
• Trajanja i pauze mogu se razlikovati po uposleniku ili lokaciji. Softalon prvo koristi postavku uposlenika, zatim lokacije, pa zadanu vrijednost usluge. Pogledaj Postavi različite cijene ili trajanja po lokaciji ili uposleniku.
• Nijedna usluga ne traje preko ponoći. Usluga mora završiti istog dana kada počne.

5. Prostorije i oprema (resursi)

Ako usluga treba resurse, svaki od njih mora imati dovoljno slobodnih jedinica tokom cijelog termina, uključujući pauze. Resursi se dijele u cijelom tvom salonu, pa se prostorija korištena u jednom terminu računa za svaki termin kojem je potrebna.

Usluga se nikada ne može zakazati ako je resurs koji treba isključen ili ako treba više jedinica nego što resurs ima. Pogledaj Zahtijevaj prostorije ili opremu za uslugu.

6. Mreža termina

Klijenti vide vremena početka na fiksnoj mreži koju određuje Korak u Postavke › Zakazivanje › Vremenski termini. Možeš odabrati 5, 10, 15, 20, 30 ili 60 minuta. Uz korak od 15 minuta termini se nude u :00, :15, :30 i :45.

Termin koji staje, ali ne pada na mrežu, ne nudi se. Ako se praznina otvori u 10:05, a tvoj korak je 15 minuta, sljedeći ponuđeni termin je u 10:15.

7. Prozor za zakazivanje

Dvije postavke u Postavke › Zakazivanje › Pravila i ograničenja ograničavaju koliko rano i koliko unaprijed klijenti mogu zakazati:

Klijenti nikada ne vide termine u prošlosti. Ova ograničenja važe samo za klijente. Kada član tima zakazuje s Dashboarda, ona ga ne ograničavaju. Za zakazivanje izvan radnog vremena ili preko drugog termina pogledaj Dvostruko zakazivanje ili zakazivanje izvan radnog vremena.

Zakazivanje više usluga

Kada klijent u jednoj posjeti zakaže više usluga, Softalon ih nadovezuje jednu za drugom:

• Sve usluge u nizu su na istoj lokaciji kao prva.
• Prva usluga počinje tačno u vrijeme koje je klijent odabrao.
• Svaka sljedeća usluga počinje na mreži termina, nakon prethodne usluge i pauza između njih.
• Prazan hod između dvije usluge ne smije biti duži od Maksimalno vrijeme čekanja za zakazivanje više usluga.
• Cijeli niz mora završiti istog dana.
• Niz može imati najviše 10 usluga.

Ako u nekom terminu nijedan niz ne zadovoljava ova pravila, taj termin se ne nudi. Pogledaj Omogući klijentima da zakažu više usluga odjednom.

Predloženi i nedostupni termini

Dvije opcije u Postavke › Zakazivanje › Vremenski termini mijenjaju način prikaza termina na tvojoj web stranici za zakazivanje. Obje zavise od tvog plana.

• Prikaži prijedloge označava do pet termina dnevno kao predložene i u početku prikazuje samo njih. Klijenti mogu dodirnuti Prikaži sve da vide sve termine. Softalon termine rangira više kada je slobodno više članova tima, kada padaju između 9:00 i 14:00 i kada su u utorak, srijedu ili četvrtak.
• Prikaži nedostupne termine prikazuje i termine zauzete terminima, blokiranim vremenom ili događajima iz kalendara, kao nedostupne. Vremena izvan radnog vremena, odsustva i zatvoreni periodi i dalje su sakriveni.

Vremenske zone

• Radno vrijeme, posebni dani i prozor za zakazivanje prate Vremenska zona u Postavke › Općenito. Ako je ona pogrešna, svako vrijeme se pomjera.
• Tvoja web stranica za zakazivanje prikazuje termine u vremenskoj zoni salona.
• Granice dana prate vremensku zonu salona, pa kasne večernje smjene ostaju na ispravnom datumu.

Primjer

Emma Johnson radi u salonu Hair Haven u Austinu utorkom od 9:00 do 17:00. Klijent želi žensko šišanje od 45 minuta s pauzom poslije od 15 minuta. Korak je 15 minuta.

• Emma ima termin od 11:00 do 12:00, uključujući pauze.
• U njenom Google Calendaru je posjeta zubaru od 14:00 do 15:00.
• Njene slobodne praznine su, dakle, 9:00–11:00, 12:00–14:00 i 15:00–17:00.
• Svakom terminu treba cijeli sat: 45 minuta plus pauza od 15 minuta.

Klijent vidi termine od 9:00 do 10:00, od 12:00 do 13:00 i od 15:00 do 16:00, svakih 15 minuta. Ako je Minimalno vrijeme prije zakazivanja 2 sata, a klijent gleda u 10:30 tog jutra, prvi termin koji vidi je u 12:30.