Kako se izračunavaju slobodni termini

Svaki put kada klijent otvori tvoju stranicu za zakazivanje, Softalon iznova sastavlja popis slobodnih termina. Počinje s tim tko može obaviti uslugu i gdje, dodaje njihovo radno vrijeme, uklanja sve što je već zauzeto, a zatim provjerava stane li cijela usluga. Prikazuju se samo termini koji prođu svaku provjeru.

Ovaj vodič prolazi kroz svaku provjeru redoslijedom kojim je Softalon primjenjuje. Ako nedostaje termin koji očekuješ, uklonio ga je jedan od ovih koraka.

Ukratko

Termin se nudi za uslugu kada vrijedi sve od navedenog:

1. Barem jedan aktivni zaposlenik dodijeljen je usluzi, usluga se nudi na lokaciji i zaposlenik ondje ima radno vrijeme.
2. Termin je unutar radnog vremena tog zaposlenika za tu lokaciju na taj datum. Poseban dan zamjenjuje tjedno radno vrijeme za svoj datum.
3. Termin nije pokriven zatvorenim razdobljem, slobodnim vremenom zaposlenika, blokiranim vremenom, događajem iz povezanog Google ili Outlook kalendara ni drugim terminom.
4. Cijela usluga, uključujući razmake, stane prije sljedećeg zauzetog razdoblja ili kraja smjene.
5. Sve prostorije ili oprema koje usluga zahtijeva slobodne su cijelo vrijeme.
6. Vrijeme početka pada na tvoj raster termina.
7. Termin je unutar tvog razdoblja za zakazivanje: nije prerano ni predaleko unaprijed.

1. Tko može obaviti uslugu i gdje

Softalon uzima u obzir samo kombinacije koje imaju smisla:

• Zaposlenik mora biti aktivan i dodijeljen usluzi.
• Lokacija mora biti aktivna i nuditi uslugu.
• Usluga mora biti aktivna.
• Zaposlenik mora imati radno vrijeme na toj lokaciji. Zaposlenik bez spremljenog radnog vremena na nekoj lokaciji ondje se nikada ne može zakazati.

Privatne usluge ne prikazuju se na tvojoj stranici za zakazivanje, ali klijenti koji otvore privatnu uslugu putem njezine izravne poveznice i dalje mogu vidjeti i zakazati njezine termine. Zaposlenici na nadzornoj ploči uvijek vide privatne usluge.

2. Radno vrijeme, po zaposleniku i po lokaciji

Radno vrijeme salona u Postavke › Tvrtka ne stvara nikakve slobodne termine. Dostupnost dolazi isključivo iz radnog vremena svakog zaposlenika, koje postavljaš zasebno za svaku lokaciju na kojoj radi. Pogledaj Radno vrijeme salona i radno vrijeme tima.

• Svaki dan može biti neradni, imati jedan blok radnog vremena ili nekoliko blokova (na primjer pauzu za ručak između dva bloka).
• Poseban dan zamjenjuje tjedno radno vrijeme za jedan datum na jednoj lokaciji. Može dati drukčije radno vrijeme ili označiti da zaposlenik ne radi. Poseban dan na lokaciji na kojoj zaposlenik nema tjedno radno vrijeme omogućuje njegovo zakazivanje ondje samo na taj datum. Pogledaj Posebno radno vrijeme za određeni datum.
• Radno vrijeme uvijek se očitava u vremenskoj zoni tvog salona.

3. Vrijeme koje se oduzima

Kada Softalon zna kada zaposlenik radi, uklanja svako zauzeto razdoblje:

Ovdje je važno nekoliko pojedinosti:

• Termini blokiraju i svoje razmake. Termin zauzima zaposlenika od početka razmaka prije do kraja razmaka poslije.
• Koji termini blokiraju vrijeme. Vrijeme blokiraju termini sa statusom Čeka potvrdu, Potvrđen, Završen ili Nedolazak. Termini sa statusom Otkazan i Odbijen oslobađaju ga. Termin sa statusom Čeka plaćanje drži svoje vrijeme 15 minuta nakon stvaranja. Ako ni nakon toga nije plaćen, vrijeme se ponovno oslobađa.
• Jedan zaposlenik, jedan raspored. Ako zaposlenik radi na dvije lokacije, termin na jednoj lokaciji blokira isto vrijeme na drugoj.
• Događaji iz kalendara. Događaji iz kalendara koje uključiš pod Provjeri sukobe kopiraju se kao blokirano vrijeme. Google događaji označeni kao slobodni se preskaču. Preskaču se i događaji koje je sam Softalon dodao u tvoj kalendar, kako nikada ne bi blokirali dvaput. Pogledaj Sinkronizacija s Google kalendarom ili Outlookom.

Dodavanje slobodnog vremena, zatvorenog razdoblja ili blokiranog vremena nikada ne otkazuje i ne premješta postojeće termine. Samo sprječava nova zakazivanja.

4. Smještanje cijele usluge

Slobodna praznina sama po sebi nije dovoljna. Usluga u nju mora stati od početka do kraja:

• Trajanje. Usluga mora završiti do kraja slobodne praznine.
• Razmak prije mora stati nakon početka praznine. Ako smjena počinje u 9:00, a usluga ima razmak prije od 15 minuta, najraniji mogući početak je 9:15.
• Razmak poslije mora stati prije kraja praznine. Usluga od 45 minuta s razmakom poslije od 15 minuta treba cijeli sat prije zatvaranja ili sljedećeg termina.
• Trajanja i razmaci mogu se razlikovati po zaposleniku ili lokaciji. Softalon najprije koristi postavku zaposlenika, zatim postavku lokacije, a zatim zadanu vrijednost usluge. Pogledaj Različite cijene ili trajanja po lokaciji ili zaposleniku.
• Nijedna usluga ne traje preko ponoći. Usluga mora završiti istoga dana kada počne.

5. Prostorije i oprema (resursi)

Ako usluga zahtijeva resurse, svaki od njih mora imati dovoljno slobodnih jedinica za cijeli termin, uključujući razmake. Resursi se dijele unutar salona, pa se prostorija korištena u jednom terminu uračunava u svaki termin koji je treba.

Usluga se nikada ne može zakazati ako je resurs koji zahtijeva isključen ili ako zahtijeva više jedinica nego što ih resurs ima. Pogledaj Zahtijevanje prostorija ili opreme za uslugu.

6. Raster termina

Klijenti vide vremena početka na fiksnom rasteru koji se postavlja poljem Korak u Postavke › Zakazivanje › Vremenski termini. Možeš odabrati 5, 10, 15, 20, 30 ili 60 minuta. S korakom od 15 minuta termini se nude u :00, :15, :30 i :45.

Termin koji stane, ali ne pada na raster, ne nudi se. Ako se praznina otvori u 10:05, a korak je 15 minuta, sljedeći ponuđeni termin je 10:15.

7. Razdoblje za zakazivanje

Dvije postavke u Postavke › Zakazivanje › Politike i ograničenja ograničavaju koliko rano i koliko unaprijed klijenti mogu zakazati:

Klijenti nikada ne vide termine u prošlosti. Ova ograničenja vrijede samo za klijente. Kada zaposlenik zakazuje s nadzorne ploče, ona ga ne ograničavaju. Za zakazivanje izvan radnog vremena ili preko drugog termina pogledaj Dvostruko zakazivanje ili zakazivanje izvan radnog vremena.

Zakazivanje više usluga

Kada klijent u jednom posjetu zakaže nekoliko usluga, Softalon ih nadovezuje jednu za drugom:

• Sve usluge u nizu su na istoj lokaciji kao i prva.
• Prva usluga počinje točno u vrijeme koje je klijent odabrao.
• Svaka sljedeća usluga počinje na rasteru termina, nakon prethodne usluge i razmaka između njih.
• Praznina između dviju usluga ne smije biti dulja od Maksimalno vrijeme čekanja za zakazivanje više usluga.
• Cijeli niz mora završiti istoga dana.
• Niz može imati do 10 usluga.

Ako u neko vrijeme nijedan niz ne zadovoljava ta pravila, taj se termin ne nudi. Pogledaj Zakazivanje više usluga odjednom.

Predloženi i nedostupni termini

Dvije opcije u Postavke › Zakazivanje › Vremenski termini mijenjaju način prikaza termina na tvojoj stranici za zakazivanje. Obje ovise o tvom planu.

• Prikaži prijedloge označava do pet termina dnevno kao predložene i najprije prikazuje samo njih. Klijenti mogu odabrati Prikaži sve kako bi vidjeli sve termine. Softalon više rangira termine kada je slobodno više zaposlenika, kada su između 9:00 i 14:00 te kada su utorkom, srijedom ili četvrtkom.
• Prikaži nedostupne termine prikazuje i termine zauzete drugim terminima, blokiranim vremenom ili događajima iz kalendara, kao nedostupne. Termini izvan radnog vremena, slobodno vrijeme i zatvorena razdoblja i dalje su skriveni.

Vremenske zone

• Radno vrijeme, posebni dani i razdoblje za zakazivanje slijede Vremenska zona u Postavke › Općenito. Ako je ona pogrešna, svi se termini pomiču.
• Tvoja stranica za zakazivanje prikazuje termine u vremenskoj zoni salona.
• Granice dana slijede vremensku zonu salona, pa kasne večernje smjene ostaju na ispravnom datumu.

Primjer

Emma Johnson radi u salonu Hair Haven u Austinu utorkom od 9:00 do 17:00. Klijent želi Žensko šišanje od 45 minuta s razmakom poslije od 15 minuta. Korak je 15 minuta.

• Emma ima termin od 11:00 do 12:00, uključujući razmake.
• U njezinom Google kalendaru je posjet zubaru od 14:00 do 15:00.
• Njezine slobodne praznine su dakle 9:00–11:00, 12:00–14:00 i 15:00–17:00.
• Svaki termin treba cijeli sat: 45 minuta plus razmak od 15 minuta.

Klijent vidi termine od 9:00 do 10:00, od 12:00 do 13:00 i od 15:00 do 16:00, svakih 15 minuta. Ako je Minimalno vrijeme prije zakazivanja 2 sata, a klijent gleda termine u 10:30 tog jutra, prvi termin koji vidi je 12:30.