Kako radi AI Recepcionar

AI Recepcionar odgovara klijentima koji tvom salonu pišu putem Live Chata, WhatsAppa, Messengera, Instagrama, Telegrama, BlueBridgea ili e-maila. Odgovara na pitanja o tvom salonu i može zakazivati, mijenjati i otkazivati termine izravno u chatu. Svaki razgovor stiže u tvoj inbox pod Konverzacije, pa ga tvoj tim može pratiti i uključiti se u bilo kojem trenutku.

Što se događa kad klijent pošalje poruku

1. Pričeka trenutak. Recepcionar pričeka oko 3 sekunde nakon poruke klijenta (pola sekunde u Live Chatu). Ako klijent pošalje nekoliko poruka zaredom, čita ih zajedno i šalje jedan odgovor.
2. Utvrdi što klijent želi. Svaka poruka svrstava se u jednu od ovih namjera: pozdrav, oproštaj, opće pitanje, zahtjev za zakazivanje (zakazivanje, promjena ili otkazivanje termina), zahtjev za razgovor s osobom, poruka izvan teme ili pitanje o tome tko je izradio recepcionara.
3. Provjeri tvoje stvarne podatke. Usluge, cijene, zaposlenici, lokacije i slobodni termini dolaze izravno iz tvojih postavki u trenutku odgovora.
4. Odgovori. Odgovor je kratak, u običnom tekstu i na jeziku klijenta. Ako jezik nije jasan, koristi jezik tvog salona.

Glasovne poruke se transkribiraju kako bi ih recepcionar mogao razumjeti. Automatski odgovori s klijentove strane, poput poruka o odsutnosti, prepoznaju se i zanemaruju.

Na što recepcionar može odgovoriti

Za opća pitanja recepcionar može koristiti:

• Tvoje usluge i cijene. Usluge označene kao privatne se izostavljaju. Kad cijena ovisi o zaposleniku ili lokaciji, navodi početnu cijenu, npr. $45+.
• Tvoje lokacije i zaposlenike.
• Radno vrijeme iz postavki tvrtke i tvoja pravila za otkazivanje i promjenu termina.
• Načine plaćanja koje prihvaćaš.
• Tvoju bazu znanja, za stvari poput parkinga, proizvoda ili poklon-bonova.
• Termine koje je klijent zakazao u tom istom razgovoru.

Recepcionar smije navoditi samo ono što piše u tim podacima. Ako nešto nije navedeno, ne izmišlja. Ako ne može pomoći, može označiti razgovor kao Zahtijeva pažnju za tvoj tim.

Kako funkcionira zakazivanje u chatu

Recepcionar slijedi iste korake zakazivanja i polja za kontakt kao tvoja stranica za zakazivanje. Pita jednu po jednu stvar, redoslijedom tvojih koraka: lokacija, usluga, zaposlenik, dan i vrijeme, podaci za kontakt, zatim plaćanje.

• Termini su uvijek stvarni. Najprije nudi dane sa slobodnim terminima u sljedećih 7 dana, ili u sljedećih 14 dana ako je prvi tjedan popunjen. Kad klijent odabere dan, navodi slobodne termine za taj dan.
• Podaci za kontakt slijede tvoja polja za kontakt pri zakazivanju. Traži ime i prezime, e-mail i broj telefona prema tvojim postavkama te sva obavezna prilagođena pitanja.
• Plaćanje. Ako prihvaćaš plaćanje u salonu, recepcionar odabire tu opciju. U suprotnom pomaže klijentu odabrati način plaćanja. Ako klijent plaća online, šalje poveznicu za plaćanje.
• Potvrda. Kad je Zahtijevaj potvrdu uključeno, recepcionar prikazuje sažetak s cijenom i čeka potvrdu prije zakazivanja.

Novi termin dobiva isti status koji bi dobio termin zakazan putem stranice za zakazivanje, pa i dalje vrijede tvoja pravila za odobravanje i plaćanje.

Recepcionar može promijeniti ili otkazati samo termine zakazane u istom razgovoru. Ako ne dopuštaš online promjenu ili otkazivanje termina, obavještava klijenta i prosljeđuje razgovor tvom timu.

Kada prosljeđuje razgovor tvom timu

Recepcionar postavlja razgovor na Zahtijeva pažnju i prestaje odgovarati kad:

• klijent zatraži razgovor s osobom
• klijent pošalje drugu poruku izvan teme zaredom
• klijent želi promijeniti ili otkazati termin, ali tvoja pravila zakazivanja to ne dopuštaju online
• ne može odgovoriti na opće pitanje, na primjer na pritužbu ili zahtjev za povrat novca

Dok razgovor zahtijeva pažnju, recepcionar šuti, čak i ako klijent nastavi pisati. Pogledaj Preuzimanje razgovora od AI Recepcionara kako bi ga vratio recepcionaru.

Memorija

Recepcionar za svaki razgovor vodi kratku privatnu memoriju. Nakon zakazivanja sprema što je klijent zakazao. Bilježi i sklonosti koje klijent spomene, poput uobičajene usluge ili željenog vremena. Kad klijent sljedeći put kaže nešto poput „kao i obično“, zna na što misli. Ta memorija nije prikazana u inboxu. Podaci koji trebaju tvom timu, poput alergije, umjesto toga idu u bilješke termina.

Naknadne poruke (podsjetnici)

Recepcionar može sam poslati kratku naknadnu poruku:

• Podsjetnik za neaktivnost. Klijent je prestao odgovarati nakon posljednje poruke recepcionara. Šalje se jednom, nakon kašnjenja koje odabereš, i samo ako u međuvremenu nitko nije pisao.
• Potvrda o uplati. Klijent je platio termin koji je zakazao recepcionar.
• Potvrda o statusu. Odobrio si ili odbio zahtjev za termin koji je poslao recepcionar.

Svaku vrstu možeš uključiti ili isključiti u postavkama AI Recepcionara.

Krediti i ograničenja

Odgovori koje piše AI troše kredite iz tvog plana. Trošak ovisi o duljini odgovora i postavci Kvaliteta poruka. Kredite troše i podsjetnici i predloženi odgovori. Odgovori na ključne riječi ne troše kredite, kao ni poruka koju recepcionar preskoči.

Prije svakog odgovora Softalon provjerava imaš li dovoljno kredita za prosječnu poruku. Ako nemaš, recepcionar ne odgovara, a inbox prikazuje napomenu da nije odgovorio zbog nedovoljno kredita.

Kako bi zaštitio tvoje kredite od spama, recepcionar također neko vrijeme prestaje odgovarati kad jedan klijent pošalje više od 5 poruka u minuti, 20 u satu ili 50 u danu. Vrijedi i ograničenje za cijeli salon od 50 poruka u minuti, 200 u satu i 1.000 u danu. Inbox bilježi kad je odgovor preskočen iz tog razloga.

Kako se predstavlja

Ako klijent pita s kim razgovara, recepcionar odgovara da je AI asistent za zakazivanje tvog salona, pokretan Softalonom. Ako si uklonio Softalon brendiranje, izostavlja Softalon. Nikad ne navodi AI model na kojem radi.