Come funziona il Receptionist IA

Il Receptionist IA risponde ai clienti che scrivono al tuo salone su live chat, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, BlueBridge o email. Risponde alle domande sul tuo salone e può prenotare, riprogrammare e annullare appuntamenti direttamente in chat. Ogni conversazione arriva nella tua posta in arrivo in Conversazioni, così il tuo team può seguirla e intervenire in qualsiasi momento.

Cosa succede quando un cliente invia un messaggio

1. Aspetta un momento. Il Receptionist IA aspetta circa 3 secondi dopo il messaggio di un cliente (mezzo secondo sulla live chat). Se il cliente invia più messaggi di fila, li legge insieme e invia una sola risposta.
2. Capisce cosa vuole il cliente. Ogni messaggio viene classificato in una di queste intenzioni: un saluto, un congedo, una domanda generale, una richiesta di prenotazione (prenotare, riprogrammare o annullare), la richiesta di parlare con una persona, un messaggio fuori tema o una domanda su chi ha creato il Receptionist IA.
3. Consulta i tuoi dati reali. Servizi, prezzi, membri del team, sedi e orari liberi vengono presi direttamente dalle tue impostazioni al momento della risposta.
4. Risponde. La risposta è breve, in testo semplice e scritta nella lingua del cliente. Se la lingua non è chiara, usa la lingua del tuo salone.

I messaggi vocali vengono trascritti, così il Receptionist IA può capirli. Le risposte automatiche dal lato del cliente, come i messaggi di fuori sede, vengono riconosciute e ignorate.

A cosa può rispondere il Receptionist IA

Per le domande generali, il Receptionist IA può usare:

• I tuoi servizi e prezzi. I servizi contrassegnati come privati vengono esclusi. Quando un prezzo dipende dal membro del team o dalla sede, indica un prezzo di partenza, ad esempio $45+.
• Le tue sedi e i membri del team.
• I tuoi orari di apertura dalle impostazioni dell'azienda e le tue regole per annullare e riprogrammare.
• I metodi di pagamento che accetti.
• La tua base di conoscenza, per cose come parcheggio, prodotti o buoni regalo.
• Gli appuntamenti che il cliente ha prenotato in questa stessa conversazione.

Il Receptionist IA può dire solo ciò che risulta da questi dati. Se qualcosa non è indicato, non lo inventa. Se non può aiutare, può contrassegnare la conversazione come Richiede attenzione per il tuo team.

Come funziona la prenotazione in chat

Il Receptionist IA segue gli stessi passaggi di prenotazione e campi di contatto del tuo sito di prenotazione. Chiede una cosa alla volta, nell'ordine dei tuoi passaggi: sede, servizio, membro del team, giorno e orario, dati di contatto e infine pagamento.

• Gli orari sono sempre reali. Prima propone i giorni con disponibilità nei prossimi 7 giorni, oppure nei prossimi 14 se la prima settimana è piena. Quando il cliente sceglie un giorno, elenca gli orari liberi di quel giorno.
• I dati di contatto seguono i tuoi campi di contatto per la prenotazione. Chiede nome e cognome, più email e telefono se le tue impostazioni li richiedono, e le eventuali domande personalizzate obbligatorie.
• Pagamento. Se accetti il pagamento in salone, il Receptionist IA sceglie quell'opzione. Altrimenti aiuta il cliente a scegliere un metodo. Se il cliente paga online, invia un link di pagamento.
• Conferma. Con Richiedi conferma attivo, il Receptionist IA mostra un riepilogo con il prezzo e aspetta un sì prima di prenotare.

Il nuovo appuntamento riceve lo stesso stato che avrebbe una prenotazione dal sito, quindi le tue regole di approvazione e di pagamento restano valide.

Il Receptionist IA può riprogrammare o annullare solo gli appuntamenti prenotati nella stessa conversazione. Se non consenti la riprogrammazione o la cancellazione online, lo comunica al cliente e passa la conversazione al tuo team.

Quando passa la conversazione al tuo team

Il Receptionist IA imposta la conversazione su Richiede attenzione e smette di rispondere quando:

• il cliente chiede di parlare con una persona
• il cliente invia un secondo messaggio fuori tema di fila
• il cliente vuole riprogrammare o annullare, ma le tue regole di prenotazione non lo consentono online
• non riesce a rispondere a una domanda generale, ad esempio un reclamo o una richiesta di rimborso

Finché una conversazione richiede attenzione, il Receptionist IA resta in silenzio, anche se il cliente continua a scrivere. Vedi Prendi in carico una conversazione dal Receptionist IA per restituirgliela.

Memoria

Il Receptionist IA conserva una breve memoria privata per ogni conversazione. Dopo una prenotazione, salva cosa ha prenotato il cliente. Annota anche le preferenze che il cliente menziona, come un servizio abituale o un orario preferito. La volta successiva, se il cliente dice qualcosa come «il solito», sa cosa intende. Questa memoria non è visibile nella posta in arrivo. I dettagli che servono al tuo team, come un'allergia, vanno invece nelle note dell'appuntamento.

Messaggi di follow-up (promemoria)

Il Receptionist IA può inviare da solo un breve messaggio di follow-up:

• Promemoria di inattività. Il cliente ha smesso di rispondere dopo l'ultimo messaggio del Receptionist IA. Viene inviato una sola volta, dopo il ritardo che scegli, e solo se nel frattempo nessuno ha scritto.
• Pagamento ricevuto. Il cliente ha pagato un appuntamento prenotato dal Receptionist IA.
• Aggiornamento di stato. Hai approvato o rifiutato una richiesta di prenotazione fatta dal Receptionist IA.

Puoi attivare o disattivare ciascun tipo nelle impostazioni del Receptionist IA.

Crediti e limiti

Le risposte scritte dall'IA consumano i crediti del tuo piano. Il costo dipende dalla lunghezza della risposta e dall'impostazione Qualità dei messaggi. Anche i promemoria e le risposte suggerite consumano crediti. Le risposte per parola chiave non consumano crediti, e nemmeno un messaggio che il Receptionist IA salta.

Prima di ogni risposta, Softalon controlla che tu abbia abbastanza crediti per un messaggio medio. Se non ne hai, il Receptionist IA non risponde e la posta in arrivo mostra una nota che indica che non ha risposto per crediti insufficienti.

Per proteggere i tuoi crediti dallo spam, il Receptionist IA smette anche di rispondere per un po' quando un cliente invia più di 5 messaggi in un minuto, 20 in un'ora o 50 in un giorno. Vale inoltre un limite per l'intero salone di 50 messaggi al minuto, 200 all'ora e 1.000 al giorno. La posta in arrivo segnala quando una risposta è stata saltata per questo motivo.

Come si presenta

Se un cliente chiede con chi sta parlando, risponde di essere l'assistente di prenotazione IA del tuo salone, basato su Softalon. Se hai rimosso il branding Softalon, non menziona Softalon. Non nomina mai il modello IA su cui si basa.