Come funzionano le automazioni

Le automazioni lavorano per te in Softalon. Un'automazione aspetta che succeda qualcosa nel tuo salone, come una nuova prenotazione o il compleanno di un cliente, e poi esegue da sola una serie di passaggi, come inviare un promemoria via email e SMS. Le trovi in Automazioni nella barra laterale.

Solo i membri con il ruolo Super amministratore o Proprietario vedono la pagina Automazioni e possono creare, modificare o eliminare automazioni.

Le parti di un'automazione

Ogni automazione è una catena di passaggi che costruisci in un editor visuale. Ogni passaggio è un nodo sulla tela.

Se connetti un'integrazione che offre azioni per le automazioni, anche le sue azioni compaiono nell'elenco Aggiungi nodo.

Trigger

Il trigger decide quando parte un'esecuzione. La maggior parte dei trigger sono eventi del tuo salone, come Appuntamento - Confermato o Fattura - Scaduta. Alcuni sono basati sul tempo, come Appuntamento - In arrivo (24 ore) o Cliente - Compleanno. Due trigger non dipendono affatto da un evento: Webhook avvia un'automazione quando un altro sistema invia una richiesta al suo URL, e Manuale la avvia quando fai clic su Esegui.

Vedi I trigger delle automazioni spiegati per l'elenco completo e per sapere quando scatta ciascuno.

Esecuzioni

Ogni volta che il trigger scatta, Softalon avvia una nuova esecuzione dell'automazione. Un'esecuzione procede un passaggio alla volta. Quando raggiunge un passaggio Attendi/Ritarda, si mette in pausa e riprende più tardi da sola.

Ogni esecuzione viene salvata nella Cronologia dell'automazione, con uno stato e il risultato di ogni passaggio. Vedi Controlla le esecuzioni e gli errori delle automazioni.

Un'esecuzione completata non prova che ogni messaggio sia partito. Un passaggio Invia notifica può saltare un messaggio, per esempio quando il destinatario non ha un indirizzo email, e l'esecuzione continua comunque. Apri l'esecuzione in Cronologia per vedere cosa ha fatto ogni passaggio.

L'interruttore di attivazione

Ogni scheda di automazione nella pagina Automazioni ha un interruttore. Quando è attivo, l'automazione è attiva e avvia esecuzioni. Quando è disattivato, non parte nulla di nuovo.

Disattivare un'automazione interrompe anche le esecuzioni ancora in corso, per esempio quelle in pausa su un passaggio Attendi/Ritarda. Compaiono come Annullato in Cronologia.

Anche salvare modifiche ai passaggi di un'automazione annulla le sue esecuzioni ancora in corso. Le nuove esecuzioni usano la nuova versione.

Una nuova automazione è attiva non appena la crei. Un'automazione senza passaggi, o con il solo passaggio Avvia automazione, non fa nulla finché non la completi.

Limiti per piano

Il tuo piano stabilisce quante automazioni possono essere attive contemporaneamente e quali passaggi puoi usare. Le automazioni inattive non contano per il limite.

Quando raggiungi il limite, non puoi creare o attivare un'altra automazione finché non ne disattivi una. Vedi Confronto dei piani.

Se passi a un piano con meno automazioni, Softalon disattiva quelle che il nuovo piano non copre. Per prime vengono disattivate le automazioni che usano un passaggio non incluso nel piano. Se hai ancora più automazioni attive del limite, le più vecchie restano attive e le più recenti vengono disattivate.

Le automazioni funzionano inoltre solo finché il tuo salone ha un abbonamento attivo.

Automazioni predefinite

Quando parte l'abbonamento del tuo salone, Softalon aggiunge una serie di automazioni pronte all'uso nella lingua del tuo salone, come conferme e promemoria degli appuntamenti. Lo fa solo per i saloni che non hanno ancora automazioni, e solo quante ne consente il tuo piano. Anche la procedura guidata di configurazione ti permette di scegliere quelle che vuoi. Vedi Completa la procedura guidata di configurazione.

Controlli sui contenuti

I messaggi delle automazioni devono essere transazionali, come conferme, promemoria e richieste di recensione. Quando salvi, Softalon controlla i passaggi Invia notifica nuovi e modificati e il flusso complessivo. Se un messaggio sembra marketing o spam, oppure se un SMS o un messaggio WhatsApp contiene un link a un sito esterno a Softalon, il salvataggio non riesce e vedi il motivo. Le email possono contenere link ad altri siti. Un'automazione creata da un modello non viene controllata al momento della creazione, perché il contenuto del modello è già approvato, ma le tue modifiche successive sì.