Come vengono calcolati gli orari disponibili

Ogni volta che un cliente apre il tuo sito di prenotazione, Softalon costruisce da zero l'elenco degli orari liberi. Parte da chi può eseguire il servizio e dove, aggiunge i loro orari di lavoro, toglie tutto ciò che è già occupato e poi verifica che l'intero servizio ci stia. Vengono mostrati solo gli orari che superano ogni controllo.

Questa guida illustra ogni controllo nell'ordine in cui Softalon lo applica. Se manca un orario che ti aspetti, è stato rimosso da uno di questi passaggi.

In breve

Un orario viene offerto per un servizio quando sono vere tutte queste condizioni:

1. Almeno un membro del team attivo è assegnato al servizio, il servizio è offerto nella sede e il membro ha orari di lavoro lì.
2. L'orario rientra negli orari di lavoro di quel membro per quella sede in quella data. Un giorno speciale sostituisce gli orari settimanali per la sua data.
3. L'orario non è coperto da un periodo di chiusura, da un'assenza del membro, da un orario bloccato, da un evento di un calendario Google o Outlook connesso o da un altro appuntamento.
4. L'intero servizio, buffer inclusi, ci sta prima del successivo periodo occupato o della fine del turno.
5. Le stanze o le attrezzature richieste dal servizio sono libere per tutto il tempo.
6. L'orario di inizio cade sulla griglia delle fasce orarie.
7. L'orario rientra nella tua finestra di prenotazione: né troppo presto né troppo in là nel tempo.

1. Chi può eseguire il servizio, e dove

Softalon considera solo le combinazioni sensate:

• Il membro del team deve essere attivo e assegnato al servizio.
• La sede deve essere attiva e offrire il servizio.
• Il servizio deve essere attivo.
• Il membro deve avere orari di lavoro in quella sede. Un membro senza orari salvati in una sede non è mai prenotabile lì.

I servizi privati non sono elencati sul tuo sito di prenotazione, ma i clienti che aprono un servizio privato tramite il suo link diretto possono comunque vederne e prenotarne gli orari. I membri del team vedono sempre i servizi privati nella dashboard.

2. Orari di lavoro, per membro e per sede

Gli orari di apertura del salone in Impostazioni › Azienda non creano alcun orario prenotabile. La disponibilità deriva solo dagli orari di lavoro di ciascun membro del team, che imposti separatamente per ogni sede in cui lavora. Vedi Orari di apertura del salone e orari di lavoro del team.

• Ogni giorno può essere libero, avere un unico blocco di orari o averne diversi (ad esempio una pausa pranzo tra due blocchi).
• Un giorno speciale sostituisce gli orari settimanali per una data in una sede. Può indicare orari diversi o segnare il membro come non al lavoro. Un giorno speciale in una sede in cui il membro non ha orari settimanali lo rende prenotabile lì solo in quella data. Vedi Imposta orari speciali per una data specifica.
• Gli orari di lavoro vengono sempre letti nel fuso orario del tuo salone.

3. Il tempo che viene tolto

Una volta che Softalon sa quando lavora un membro, rimuove ogni periodo occupato:

Alcuni dettagli sono importanti:

• Gli appuntamenti bloccano anche i loro buffer. Un appuntamento occupa il membro dall'inizio del buffer prima alla fine del buffer dopo.
• Quali appuntamenti bloccano il tempo. Gli appuntamenti In attesa di conferma, Confermato, Completato o Assente bloccano il tempo. Gli appuntamenti Cancellato e Rifiutato lo liberano. Un appuntamento In attesa di pagamento occupa il suo orario per 15 minuti dalla creazione. Se dopo quel tempo non è ancora pagato, l'orario torna libero.
• Un membro, un'agenda. Se un membro lavora in due sedi, un appuntamento in una sede blocca lo stesso orario nell'altra.
• Eventi del calendario. Gli eventi dei calendari che attivi in Verifica conflitti vengono copiati come orari bloccati. Gli eventi Google segnati come liberi vengono ignorati. Vengono ignorati anche gli eventi che Softalon stesso ha aggiunto al tuo calendario, così non bloccano mai due volte. Vedi Sincronizza Google Calendar o Outlook.

Aggiungere un'assenza, un periodo di chiusura o un orario bloccato non annulla né sposta mai gli appuntamenti già esistenti. Blocca solo le nuove prenotazioni.

4. Far stare tutto il servizio

Un intervallo libero da solo non basta. Il servizio deve starci dall'inizio alla fine:

• Durata. Il servizio deve finire entro la fine dell'intervallo libero.
• Il buffer prima deve starci dopo l'inizio dell'intervallo. Se il turno inizia alle 9:00 e il servizio ha un buffer prima di 15 minuti, il primo inizio possibile è alle 9:15.
• Il buffer dopo deve starci prima della fine dell'intervallo. Un servizio di 45 minuti con un buffer dopo di 15 minuti richiede un'ora intera prima della chiusura o del prossimo appuntamento.
• Durate e buffer possono variare per membro o sede. Softalon usa prima l'impostazione del membro, poi quella della sede, poi il valore predefinito del servizio. Vedi Imposta prezzi o durate diversi per sede o membro.
• Nessun servizio va oltre la mezzanotte. Il servizio deve finire nello stesso giorno in cui inizia.

5. Stanze e attrezzature (risorse)

Se un servizio richiede delle risorse, ognuna deve avere abbastanza unità libere per l'intero appuntamento, buffer inclusi. Le risorse sono condivise in tutto il salone, quindi una stanza usata in una prenotazione viene conteggiata per ogni prenotazione che ne ha bisogno.

Un servizio non è mai prenotabile se una risorsa che richiede è disattivata, o se richiede più unità di quante la risorsa ne abbia. Vedi Richiedi stanze o attrezzature per un servizio.

6. La griglia delle fasce orarie

I clienti vedono gli orari di inizio su una griglia fissa impostata da Intervallo in Impostazioni › Prenotazione › Fasce orarie. Puoi scegliere 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minuti. Con un intervallo di 15 minuti, gli orari vengono offerti a :00, :15, :30 e :45.

Un orario che ci sta ma non cade sulla griglia non viene offerto. Se si libera uno spazio alle 10:05 e il tuo intervallo è di 15 minuti, il primo orario offerto è alle 10:15.

7. La finestra di prenotazione

Due impostazioni in Impostazioni › Prenotazione › Politiche e restrizioni limitano quanto presto e con quanto anticipo i clienti possono prenotare:

I clienti non vedono mai orari nel passato. Questi limiti valgono solo per i clienti. Quando un membro del team prenota dalla dashboard, non ne è vincolato. Per prenotare fuori dagli orari di lavoro o sopra un altro appuntamento, vedi Sovrapponi appuntamenti o prenota fuori dagli orari di lavoro.

Prenotazioni multi-servizio

Quando un cliente prenota più servizi in un'unica visita, Softalon li concatena uno dopo l'altro:

• Tutti i servizi della catena sono nella stessa sede del primo.
• Il primo servizio inizia esattamente all'orario scelto dal cliente.
• Ogni servizio successivo inizia sulla griglia delle fasce orarie, dopo il servizio precedente e i buffer intermedi.
• L'attesa tra due servizi non può superare il Tempo massimo di attesa per la prenotazione multi-servizio.
• L'intera catena deve finire nello stesso giorno.
• Una catena può avere fino a 10 servizi.

Se a un certo orario nessuna catena rispetta queste regole, quell'orario non viene offerto. Vedi Consenti ai clienti di prenotare più servizi insieme.

Orari suggeriti e non disponibili

Due opzioni in Impostazioni › Prenotazione › Fasce orarie cambiano il modo in cui gli orari vengono mostrati sul tuo sito di prenotazione. Entrambe dipendono dal tuo piano.

• Mostra suggerimenti segna fino a cinque orari al giorno come suggeriti e inizialmente mostra solo quelli. I clienti possono toccare Vedi tutto per vedere tutti gli orari. Softalon dà priorità agli orari in cui sono liberi più membri del team, a quelli tra le 9:00 e le 14:00 e a quelli di martedì, mercoledì o giovedì.
• Mostra fasce non disponibili mostra come non disponibili anche gli orari occupati da appuntamenti, orari bloccati o eventi del calendario. Gli orari fuori dagli orari di lavoro, le assenze e i periodi di chiusura restano nascosti.

Fusi orari

• Orari di lavoro, giorni speciali e finestra di prenotazione seguono tutti il Fuso orario in Impostazioni › Generale. Se è sbagliato, tutti gli orari si spostano.
• Il tuo sito di prenotazione mostra gli orari nel fuso orario del salone.
• I limiti dei giorni seguono il fuso orario del salone, quindi i turni serali restano nella data corretta.

Esempio pratico

Emma Johnson lavora da Hair Haven ad Austin il martedì dalle 9:00 alle 17:00. Un cliente vuole un taglio donna di 45 minuti con un buffer dopo di 15 minuti. L'intervallo è di 15 minuti.

• Emma ha un appuntamento dalle 11:00 alle 12:00, buffer inclusi.
• Nel suo Google Calendar c'è una visita dal dentista dalle 14:00 alle 15:00.
• Quindi i suoi intervalli liberi sono 9:00–11:00, 12:00–14:00 e 15:00–17:00.
• Ogni prenotazione richiede un'ora intera: 45 minuti più il buffer di 15 minuti.

Il cliente vede gli orari dalle 9:00 alle 10:00, dalle 12:00 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 16:00, ogni 15 minuti. Se il Tempo minimo prima della prenotazione è di 2 ore e il cliente guarda alle 10:30 di quella mattina, il primo orario che vede è alle 12:30.