Una richiesta di prenotazione è un appuntamento con stato In attesa di conferma. Occupa la sua fascia oraria, quindi nessun altro può prenotare quell'orario, finché non lo approvi o lo rifiuti.
Le richieste arrivano da:
- Clienti che prenotano online quando lo stato predefinito in Impostazioni › Prenotazione è In attesa di conferma. Vedi Approva le prenotazioni prima che vengano confermate.
- Clienti che pagano online quando lo stato predefinito è In attesa di conferma. Dopo l'arrivo del pagamento, l'appuntamento passa a quello stato.
- Clienti che riprogrammano online quando Stato dopo la riprogrammazione è impostato su Ripristina stato predefinito.
- Membri del team con il ruolo Utente che prenotano o spostano un appuntamento per un collega.
I membri con il ruolo Utente possono approvare e rifiutare i propri appuntamenti. Gli amministratori e i ruoli superiori possono gestire quelli di tutti.
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Passaggio 1 di 2
Apri le richieste in attesa
Vai su Appuntamenti e scegli Appuntamenti in attesa dal menu delle viste. Il numero tra parentesi indica quante richieste sono in attesa. Gli appuntamenti più vicini sono elencati per primi.
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Passaggio 2 di 2
Approva o rifiuta
Nella colonna Stato, fai clic su Approva (✓) o Rifiuta (✗). Nel calendario, fai clic sull'appuntamento, poi sul suo badge dello stato e scegli Confermato o Rifiutato.
Vedrai:Compare Stato aggiornato e lo stato diventa Confermato o Rifiutato.
Cosa succede dopo
- Gli appuntamenti approvati diventano Confermato. Prima dell'approvazione, Softalon controlla che l'orario sia ancora libero. In seguito puoi completarlo, annullarlo o segnare che il cliente non si è presentato.
- Rifiutato è uno stato definitivo. La fascia oraria si libera subito e lo stato non si può più cambiare. Se hai rifiutato per errore, prenota un nuovo appuntamento.
Softalon di per sé non invia messaggi ai clienti quando approvi o rifiuti. I messaggi partono dalle tue automazioni, quindi configurane una se vuoi che i clienti ricevano una risposta. Vedi I trigger delle automazioni spiegati.
Puoi anche inviare al cliente un link Conferma da Condividi nel menu dell'appuntamento. Quando il cliente lo apre e conferma, l'appuntamento diventa Confermato senza che tu debba fare nulla. Vedi Invia al cliente un link per confermare, riprogrammare o recensire.
Se qualcosa non va
L'approvazione non riesce perché la fascia oraria non è disponibile
L'orario non è più libero, per esempio perché gli orari di lavoro sono cambiati o qualcuno ha prenotato sopra con un override. Apri il menu dell'appuntamento, scegli Aggiorna, imposta Stato su Confermato e, se sei un amministratore, attiva l'Override manuale. In alternativa, riprogramma prima l'appuntamento in un orario libero.
Un appuntamento risulta In attesa di pagamento e non In attesa di conferma
Il cliente ha scelto di pagare online e non ha completato il pagamento. Puoi comunque impostarlo su Confermato o Rifiutato dal badge dello stato. Vedi Gli stati degli appuntamenti spiegati.
Domande frequenti
No. Rifiutato è uno stato definitivo. Prenota invece un nuovo appuntamento per il cliente.