Terminerinnerungen senden

Erinnerungen verringern No-Shows. Softalon sendet sie mit Workflows, die die Termin-Trigger Bevorstehend verwenden. Diese lösen eine festgelegte Zeit vor dem Beginn jedes Termins aus.

Wann Erinnerungen ausgelöst werden

Unter Termin gibt es drei Trigger Bevorstehend:

Das sind die einzigen Erinnerungszeitpunkte. Es gibt keine Einstellung für einen anderen Abstand.

Eine Erinnerung wird nur für Termine ausgelöst, die noch bevorstehen: Wartet auf Zahlung, Wartet auf Bestätigung oder Bestätigt. Stornierte, abgelehnte und nicht wahrgenommene Termine erhalten keine. Wenn ein Termin verschoben wird, richtet sich die Erinnerung nach der neuen Zeit.

1. 1

   Schritt 1 von 4

   Mit der Erinnerungsvorlage beginnen

   Gehen Sie zu Workflows, klicken Sie auf Workflow erstellen und wählen Sie Aus Vorlage. Wählen Sie eine Erinnerungsvorlage und klicken Sie auf Weiter.

   Wenn Sie lieber einen eigenen Workflow erstellen möchten, wählen Sie Von Grund auf und setzen Sie den Trigger auf Termin › Bevorstehend (24 Std.) oder Bevorstehend (2 Std.).

2. 2

   Schritt 2 von 4

   Die Nachrichten prüfen

   Klicken Sie auf jeden Schritt Benachrichtigung senden. Eine Erinnerung geht meist an den Kunden. Der Empfänger ist also eine Kundenvariable, zum Beispiel die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kunden.

   Verwenden Sie Variablen für die Details, zum Beispiel {{ $event.data.object.client.firstName }} für den Vornamen und {{ time($event.data.object.startAt) }} für die Startzeit. Uhrzeiten werden in der Zeitzone und im Format Ihres Salons angezeigt. Wenn der Kunde aus einer anderen Zeitzone gebucht hat, verwenden Nachrichten an diesen Kunden seine Zeitzone.

3. 3

   Schritt 3 von 4

   Links zum Verschieben und Stornieren hinzufügen

   Lassen Sie Kunden ihre Pläne ändern, ohne anzurufen. Fügen Sie Links wie {{ actionLink($event.data.object.id, "reschedule") }} und {{ actionLink($event.data.object.id, "cancel") }} hinzu. Jeder wird zu einem Kurzlink, der die passende Seite auf Ihrer Buchungswebsite öffnet.

4. 4

   Schritt 4 von 4

   Speichern und aktivieren

   Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie auf der Seite Workflows sicher, dass der Schalter des Workflows aktiviert ist.

   Das sehen Sie:

   Die Karte zeigt den Trigger, zum Beispiel Termin - Bevorstehend (24 Std.). Nachdem die nächste Erinnerung versendet wurde, sehen Sie die Ausführung im Verlauf.

Tipps

• Eine Nachricht pro Kanaltyp. Bis die Ausführung einen Schritt Warten/Verzögerung erreicht, erhält eine Person höchstens eine Nachricht pro Adresse: eine E-Mail, eine Nachricht an ihr Telefon und eine Push-Benachrichtigung. SMS und WhatsApp teilen sich das Telefon. Ein WhatsApp-Schritt nach einer gesendeten SMS wird daher übersprungen. Stellen Sie den bevorzugten Kanal an den Anfang.
• Nur bestätigte Termine. Erinnerungen werden auch für Termine ausgelöst, die auf Bestätigung oder Zahlung warten. Wenn Sie nur bestätigte Buchungen erinnern möchten, fügen Sie eine Bedingte Verzweigung hinzu, die den Terminstatus prüft. Dafür ist der Accelerate-Tarif oder höher nötig. Siehe Verzögerungen und Bedingungen hinzufügen.
• Ein anderer Zeitpunkt. Um später als 24 Stunden vorher zu senden, zum Beispiel 12 Stunden vorher, verwenden Sie Bevorstehend (24 Std.) und fügen Sie einen Schritt Warten/Verzögerung von 12 Stunden hinzu. Die Wartezeit prüft den Termin nicht erneut. Die Nachricht wird also auch dann gesendet, wenn der Termin während der Wartezeit storniert wurde.