Kann ich eine Rechnung löschen?

Nein. Rechnungen können nicht gelöscht werden. Lassen Sie nicht benötigte Entwürfe, wie sie sind, oder finalisieren Sie sie mit den richtigen Positionen.

Ändern Rückerstattungen die Rechnung?

Nein. Eine Rückerstattung wird bei der Zahlung erfasst. Die Rechnung behält ihren Gesamtbetrag, den bezahlten Betrag und den Status.

Rechnungen erklärt

Eine Rechnung hält fest, was ein Kunde schuldet und was er bezahlt hat. Alle Rechnungen finden Sie unter Finanzen › Rechnungen.

Woher Rechnungen kommen

Termine. Jeder Termin erhält eine eigene Rechnung, sobald er gebucht wird, egal ob der Kunde online gebucht hat oder ein Mitarbeiter. Die Rechnung beginnt als Entwurf mit einer Position für die Dienstleistung. Der Preis ist der Preis des Mitarbeiters für diese Dienstleistung, sonst der Preis des Standorts, sonst der Grundpreis der Dienstleistung. Der Steuersatz der Dienstleistung und ein vom Kunden verwendeter Gutschein werden angewendet.

Solange die Rechnung ein Entwurf ist, folgt sie dem Termin. Wenn Sie Dienstleistung, Mitarbeiter oder Standort ändern, werden die Dienstleistungsposition und ihr Preis aktualisiert. Das Verschieben ändert nur das Datum, dem die Rechnung zugerechnet wird.

Individuelle Rechnungen. Sie können auch selbst eine Rechnung erstellen, zum Beispiel um ein Produkt ohne Termin zu verkaufen. Dafür ist der Accelerate-Tarif oder höher nötig. Siehe Eine Rechnung erstellen.

Entwurf und finalisiert

Die Spalte Rechnung zeigt Entwurf oder Finalisiert.

Entwurf: noch bearbeitbar. Er hat noch keine Rechnungsnummer und wird zum Beispiel als 2026-DRAFT angezeigt. Kunden sehen Entwürfe nicht in ihrem Konto.
Finalisiert: gesperrt. Die Rechnung erhält eine Rechnungsnummer, ein Fälligkeitsdatum und ein PDF. Kunden können sie ansehen und bezahlen.

Siehe Eine Rechnung finalisieren.

Status

Die Spalte Status zeigt den Stand der Zahlung.

Status	Bedeutung
Entwurf	Nicht finalisiert und nicht vollständig bezahlt.
Offen	Finalisiert und nicht vollständig bezahlt.
Bezahlt	Zahlungen decken den Gesamtbetrag. Auch ein Entwurf kann bereits Bezahlt sein, zum Beispiel wenn der Kunde bei der Buchung online den vollen Betrag bezahlt hat.
Überfällig	Nach dem Fälligkeitsdatum noch Offen. Softalon prüft das stündlich.

Zahlungen zählen zum bezahlten Betrag, sobald sie Abgeschlossen sind. Rückerstattungen verringern den bezahlten Betrag nicht und ändern den Status nicht.

Rechnungsnummern

Finalisierte Rechnungen werden pro Salon und pro Jahr im Format YYYY-NNNN nummeriert, zum Beispiel 2026-0001, 2026-0002. Die Zählung beginnt jedes Jahr neu.

Fälligkeitsdatum

Wenn Sie eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum finalisieren, ist sie am Ende des Tages nach einer festgelegten Anzahl Tage fällig, in der Zeitzone Ihres Salons. Diese Anzahl legen Sie unter Einstellungen › Zahlungen › Zahlungsfrist fest. Wenn Sie auf der Rechnung ein Fälligkeitsdatum setzen, wird dieses Datum verwendet.

Beträge

Feld	Was es ist
Zwischensumme	Die Summe aller Positionen: Menge mal Einzelbetrag.
Rabatt	Der Gutscheinrabatt. Ein prozentualer Gutschein zieht diesen Anteil der Zwischensumme ab. Ein Gutschein mit festem Betrag zieht seinen Betrag ab, aber nie mehr als die Zwischensumme.
Steuer	Nicht enthaltene Steuer wird aufgeschlagen. Enthaltene Steuer ist bereits im Preis und wird als `of which ... is tax` angezeigt. Die Steuer wird nach dem Rabatt berechnet.
Gesamt	Zwischensumme minus Rabatt plus nicht enthaltene Steuer.
Bezahlter Betrag	Die Summe der abgeschlossenen Zahlungen, einschließlich eines Betrags über dem Gesamtbetrag.
Offener Betrag	Was noch geschuldet wird.

Das PDF

Beim Finalisieren entsteht ein PDF mit Ihren Unternehmensdaten aus Einstellungen › Unternehmen, Name und Kontaktdaten des Kunden, den Positionen, den Summen und Ihren Notizen. Öffnen Sie es mit PDF anzeigen. Entwürfe haben kein PDF. In der Fußzeile steht Powered by Softalon, es sei denn, Sie haben das Softalon-Branding entfernt.

Wer Rechnungen verwalten kann

Mitarbeiter mit der Rolle Benutzer können Rechnungen bearbeiten, Zahlungen erfassen und Rückerstattungen nur für Rechnungen vornehmen, die ihnen zugewiesen sind. Rechnungen, die sie erstellen, sind immer ihnen zugewiesen. Administratoren und höher können jede Rechnung im Salon verwalten.

Häufige Fragen

Der Status folgt den Zahlungen, die Kennzeichnung Entwurf folgt der Finalisierung. Ein Kunde, der bei der Buchung den vollen Betrag bezahlt hat, hat eine bezahlte Rechnung, die Sie nach dem Besuch trotzdem noch finalisieren.

Verwandte Anleitungen

Eine Rechnung finalisierenFinalisieren Sie einen Rechnungsentwurf, um ihn zu sperren, ihm Nummer, Fälligkeitsdatum und PDF zu geben und ihn für den Kunden zum Ansehen und Bezahlen freizugeben.

Eine Zahlung erfassenErfassen Sie Bar- oder Kartenzahlungen im Salon, nehmen Sie Teilzahlungen an, verbuchen Sie Mehrbeträge als Trinkgeld oder markieren Sie eine Rechnung mit einem Klick als bezahlt.

Eine Rechnung erstellenErstellen Sie eine eigene Rechnung mit Dienstleistungen, Produkten oder individuellen Positionen, fügen Sie einen Gutschein und Notizen hinzu und speichern Sie sie als Entwurf.