So werden freie Uhrzeiten berechnet

Jedes Mal, wenn ein Kunde Ihre Buchungswebsite öffnet, erstellt Softalon die Liste der freien Uhrzeiten neu. Es ermittelt zuerst, wer die Dienstleistung wo erbringen kann, nimmt deren Arbeitszeiten hinzu, entfernt alles, was bereits belegt ist, und prüft dann, ob die ganze Dienstleistung hineinpasst. Nur Uhrzeiten, die jede Prüfung bestehen, werden angezeigt.

Diese Anleitung geht jede Prüfung in der Reihenfolge durch, in der Softalon sie anwendet. Wenn eine erwartete Uhrzeit fehlt, hat einer dieser Schritte sie entfernt.

Die Kurzfassung

Eine Uhrzeit wird für eine Dienstleistung angeboten, wenn all dies zutrifft:

1. Mindestens ein aktiver Mitarbeiter ist der Dienstleistung zugewiesen, die Dienstleistung wird am Standort angeboten, und der Mitarbeiter hat dort Arbeitszeiten.
2. Die Uhrzeit liegt an diesem Datum innerhalb der Arbeitszeiten dieses Mitarbeiters für diesen Standort. Ein besonderer Tag ersetzt die Wochenzeiten für sein Datum.
3. Die Uhrzeit ist nicht durch eine Schließzeit, eine Abwesenheit des Mitarbeiters, eine blockierte Zeit, einen Termin aus einem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender oder einen anderen Termin belegt.
4. Die ganze Dienstleistung samt Pufferzeiten passt vor die nächste belegte Zeit oder das Schichtende.
5. Alle Räume oder Geräte, die die Dienstleistung benötigt, sind für die ganze Zeit frei.
6. Die Startzeit liegt auf Ihrem Zeitfenster-Raster.
7. Die Uhrzeit liegt innerhalb Ihres Buchungsfensters: nicht zu bald und nicht zu weit im Voraus.

1. Wer die Dienstleistung wo erbringen kann

Softalon berücksichtigt nur sinnvolle Kombinationen:

• Der Mitarbeiter muss aktiv und der Dienstleistung zugewiesen sein.
• Der Standort muss aktiv sein und die Dienstleistung anbieten.
• Die Dienstleistung muss aktiv sein.
• Der Mitarbeiter muss an diesem Standort Arbeitszeiten haben. Ein Mitarbeiter ohne gespeicherte Arbeitszeiten an einem Standort ist dort nie buchbar.

Private Dienstleistungen werden auf Ihrer Buchungswebsite nicht aufgeführt. Kunden, die eine private Dienstleistung über ihren direkten Link öffnen, sehen ihre Uhrzeiten aber trotzdem und können sie buchen. Mitarbeiter sehen private Dienstleistungen im Dashboard immer.

2. Arbeitszeiten, pro Mitarbeiter und pro Standort

Die Öffnungszeiten Ihres Salons unter Einstellungen › Unternehmen erzeugen keine buchbare Zeit. Verfügbarkeit entsteht nur aus den Arbeitszeiten jedes Mitarbeiters, die Sie für jeden Standort, an dem er arbeitet, separat festlegen. Siehe Öffnungszeiten des Salons und Arbeitszeiten des Teams.

• Jeder Tag kann frei sein, einen Zeitblock haben oder mehrere Blöcke (zum Beispiel mit einer Mittagspause zwischen zwei Blöcken).
• Ein besonderer Tag ersetzt die Wochenzeiten für ein Datum an einem Standort. Er kann andere Zeiten festlegen oder den Mitarbeiter als nicht arbeitend markieren. Ein besonderer Tag an einem Standort, an dem der Mitarbeiter keine Wochenzeiten hat, macht ihn dort nur an diesem Datum buchbar. Siehe Besondere Arbeitszeiten für ein bestimmtes Datum festlegen.
• Arbeitszeiten werden immer in der Zeitzone Ihres Salons gelesen.

3. Zeit, die abgezogen wird

Sobald Softalon weiß, wann ein Mitarbeiter arbeitet, entfernt es jede belegte Zeit:

Einige Details sind hier wichtig:

• Termine blockieren auch ihre Pufferzeiten. Ein Termin belegt den Mitarbeiter vom Beginn seiner Pufferzeit davor bis zum Ende seiner Pufferzeit danach.
• Welche Termine Zeit blockieren. Termine mit Wartet auf Bestätigung, Bestätigt, Abgeschlossen oder Nicht erschienen blockieren Zeit. Storniert und Abgelehnt geben sie frei. Ein Termin mit Wartet auf Zahlung hält seine Zeit 15 Minuten nach seiner Erstellung frei. Ist er danach noch unbezahlt, wird die Zeit wieder verfügbar.
• Ein Mitarbeiter, ein Terminkalender. Wenn ein Mitarbeiter an zwei Standorten arbeitet, blockiert ein Termin an einem Standort dieselbe Zeit am anderen.
• Kalendertermine. Termine aus Kalendern, die Sie unter Auf Konflikte prüfen aktivieren, werden als blockierte Zeit übernommen. Google-Termine, die als frei markiert sind, werden übersprungen. Termine, die Softalon selbst in Ihren Kalender eingetragen hat, werden ebenfalls übersprungen, damit sie nie doppelt blockieren. Siehe Google Kalender oder Outlook synchronisieren.

Das Hinzufügen einer Abwesenheit, Schließzeit oder blockierten Zeit storniert oder verschiebt nie bestehende Termine. Es verhindert nur neue Buchungen.

4. Die ganze Dienstleistung muss passen

Eine freie Lücke allein reicht nicht. Die Dienstleistung muss von Anfang bis Ende hineinpassen:

• Dauer. Die Dienstleistung muss bis zum Ende der freien Lücke fertig sein.
• Pufferzeit davor muss nach dem Beginn der Lücke Platz haben. Beginnt die Schicht um 9:00 Uhr und hat die Dienstleistung 15 Minuten Pufferzeit davor, ist der früheste Start 9:15 Uhr.
• Pufferzeit danach muss vor dem Ende der Lücke Platz haben. Eine Dienstleistung von 45 Minuten mit 15 Minuten Pufferzeit danach braucht eine volle Stunde vor Feierabend oder dem nächsten Termin.
• Dauer und Pufferzeiten können je Mitarbeiter oder Standort abweichen. Softalon verwendet zuerst die Einstellung des Mitarbeiters, dann die des Standorts, dann den Standard der Dienstleistung. Siehe Unterschiedliche Preise oder Dauern je Standort oder Mitarbeiter festlegen.
• Keine Dienstleistung läuft über Mitternacht hinaus. Die Dienstleistung muss am selben Tag enden, an dem sie beginnt.

5. Räume und Geräte (Ressourcen)

Wenn eine Dienstleistung Ressourcen benötigt, muss jede davon für den ganzen Termin einschließlich Pufferzeiten genug freie Einheiten haben. Ressourcen werden im ganzen Salon gemeinsam genutzt. Ein Raum, der bei einer Buchung belegt ist, zählt also für jede Buchung, die ihn benötigt.

Eine Dienstleistung ist nie buchbar, wenn eine benötigte Ressource deaktiviert ist oder sie mehr Einheiten braucht, als die Ressource hat. Siehe Räume oder Geräte für eine Dienstleistung voraussetzen.

6. Das Zeitfenster-Raster

Kunden sehen Startzeiten auf einem festen Raster, das Sie mit Schritt unter Einstellungen › Buchung › Zeitfenster festlegen. Sie können 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten wählen. Bei einem Schritt von 15 Minuten werden Uhrzeiten zu :00, :15, :30 und :45 angeboten.

Eine Uhrzeit, die passt, aber nicht auf dem Raster liegt, wird nicht angeboten. Öffnet sich eine Lücke um 10:05 Uhr und Ihr Schritt beträgt 15 Minuten, ist die nächste angebotene Uhrzeit 10:15 Uhr.

7. Das Buchungsfenster

Zwei Einstellungen unter Einstellungen › Buchung › Richtlinien & Einschränkungen begrenzen, wie kurzfristig und wie weit im Voraus Kunden buchen können:

Kunden sehen nie Uhrzeiten in der Vergangenheit. Diese Grenzen gelten nur für Kunden. Wenn ein Mitarbeiter im Dashboard bucht, ist er nicht daran gebunden. Wie Sie außerhalb der Arbeitszeiten oder über einen anderen Termin buchen, erfahren Sie unter Doppelt oder außerhalb der Arbeitszeiten buchen.

Multi-Service-Buchungen

Wenn ein Kunde mehrere Dienstleistungen bei einem Besuch bucht, reiht Softalon sie hintereinander:

• Alle Dienstleistungen der Kette finden am selben Standort statt wie die erste.
• Die erste Dienstleistung beginnt genau zu der Uhrzeit, die der Kunde gewählt hat.
• Jede folgende Dienstleistung beginnt auf dem Zeitfenster-Raster, nach der vorherigen Dienstleistung und den Pufferzeiten dazwischen.
• Die Wartezeit zwischen zwei Dienstleistungen darf nicht länger sein als Maximale Wartezeit für Multi-Service-Buchung.
• Die ganze Kette muss am selben Tag enden.
• Eine Kette kann bis zu 10 Dienstleistungen enthalten.

Wenn zu einer Uhrzeit keine Kette diese Regeln erfüllt, wird die Uhrzeit nicht angeboten. Siehe Kunden mehrere Dienstleistungen auf einmal buchen lassen.

Vorgeschlagene und nicht verfügbare Uhrzeiten

Zwei Optionen unter Einstellungen › Buchung › Zeitfenster ändern, wie Uhrzeiten auf Ihrer Buchungswebsite angezeigt werden. Beide hängen von Ihrem Tarif ab.

• Vorschläge anzeigen markiert bis zu fünf Uhrzeiten pro Tag als vorgeschlagen und zeigt zunächst nur diese. Kunden können auf Alle anzeigen tippen, um alle Uhrzeiten zu sehen. Softalon bewertet Uhrzeiten höher, wenn mehr Mitarbeiter frei sind, wenn sie zwischen 9:00 und 14:00 Uhr liegen und wenn sie auf einen Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag fallen.
• Nicht verfügbare Zeitfenster anzeigen zeigt zusätzlich Uhrzeiten, die durch Termine, blockierte Zeiten oder Kalendertermine belegt sind, als nicht verfügbar an. Uhrzeiten außerhalb der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Schließzeiten bleiben ausgeblendet.

Zeitzonen

• Arbeitszeiten, besondere Tage und das Buchungsfenster folgen alle der Zeitzone unter Einstellungen › Allgemein. Ist sie falsch, verschiebt sich jede Uhrzeit.
• Ihre Buchungswebsite zeigt Uhrzeiten in der Zeitzone des Salons.
• Tagesgrenzen folgen der Zeitzone des Salons, sodass späte Abendschichten auf dem richtigen Datum bleiben.

Durchgerechnetes Beispiel

Emma Johnson arbeitet dienstags von 9:00 bis 17:00 Uhr bei Hair Haven in Austin. Ein Kunde möchte einen Damenhaarschnitt von 45 Minuten mit 15 Minuten Pufferzeit danach. Der Schritt beträgt 15 Minuten.

• Emma hat einen Termin von 11:00 bis 12:00 Uhr, einschließlich Pufferzeiten.
• In ihrem Google Kalender steht ein Zahnarzttermin von 14:00 bis 15:00 Uhr.
• Ihre freien Lücken sind also 9:00–11:00 Uhr, 12:00–14:00 Uhr und 15:00–17:00 Uhr.
• Jede Buchung braucht eine volle Stunde: 45 Minuten plus 15 Minuten Pufferzeit.

Der Kunde sieht Uhrzeiten von 9:00 bis 10:00 Uhr, von 12:00 bis 13:00 Uhr und von 15:00 bis 16:00 Uhr, jeweils im Abstand von 15 Minuten. Beträgt die Mindestzeit vor Buchung 2 Stunden und schaut der Kunde an diesem Morgen um 10:30 Uhr nach, ist die erste angezeigte Uhrzeit 12:30 Uhr.