Eine Buchungsanfrage ist ein Termin mit dem Status Wartet auf Bestätigung. Er belegt sein Zeitfenster, bis Sie ihn bestätigen oder ablehnen. So kann niemand sonst diese Zeit buchen.
Anfragen entstehen durch:
- Kunden, die online buchen, wenn der Standardstatus in Einstellungen › Buchung auf Wartet auf Bestätigung steht. Siehe Buchungen vor der Bestätigung prüfen.
- Kunden, die online bezahlen, wenn der Standardstatus Wartet auf Bestätigung ist. Nach Eingang der Zahlung erhält der Termin diesen Status.
- Kunden, die online verschieben, wenn Status nach Umplanung auf Zurück zum Standardstatus steht.
- Mitarbeiter mit der Rolle Benutzer, die einen Termin für einen Kollegen buchen oder verschieben.
Mitarbeiter mit der Rolle Benutzer können ihre eigenen Termine bestätigen und ablehnen. Administratoren und höher können alle Termine bearbeiten.
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Schritt 1 von 2
Offene Anfragen öffnen
Öffnen Sie Termine und wählen Sie im Ansichtsmenü Ausstehende Termine. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele warten. Die nächsten Termine stehen oben.
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Schritt 2 von 2
Bestätigen oder ablehnen
Klicken Sie in der Spalte Status auf Bestätigen (✓) oder Ablehnen (✗). Im Kalender klicken Sie auf den Termin, dann auf sein Status-Badge, und wählen Bestätigt oder Abgelehnt.
Das sehen Sie:Status aktualisiert erscheint, und der Status wechselt zu Bestätigt oder Abgelehnt.
Was danach passiert
- Bestätigte Termine erhalten den Status Bestätigt. Vor der Bestätigung prüft Softalon, ob die Zeit noch frei ist. Später können Sie den Termin abschließen, stornieren oder als nicht erschienen markieren.
- Abgelehnt ist ein endgültiger Status. Das Zeitfenster wird sofort frei, und der Status lässt sich nicht mehr ändern. Wenn Sie versehentlich abgelehnt haben, buchen Sie einen neuen Termin.
Softalon selbst benachrichtigt Kunden nicht, wenn Sie bestätigen oder ablehnen. Die Nachrichten kommen von Ihren Automatisierungen. Richten Sie also eine ein, wenn Kunden eine Rückmeldung erhalten sollen. Siehe Automatisierungs-Trigger erklärt.
Sie können dem Kunden auch über Teilen im Terminmenü einen Bestätigen-Link senden. Wenn der Kunde ihn öffnet und bestätigt, wird der Termin Bestätigt, ohne dass Sie etwas tun müssen. Siehe Einem Kunden einen Bestätigungs-, Verschiebungs- oder Bewertungslink senden.
Wenn etwas nicht stimmt
Die Bestätigung schlägt fehl, weil das Zeitfenster nicht verfügbar ist
Die Zeit ist nicht mehr frei, zum Beispiel weil sich Arbeitszeiten geändert haben oder jemand mit einer Überbrückung darüber gebucht hat. Öffnen Sie das Menü des Termins, wählen Sie Aktualisieren, setzen Sie Status auf Bestätigt und aktivieren Sie als Administrator die Manuelle Überbrückung. Oder verschieben Sie den Termin zuerst auf eine freie Zeit.
Ein Termin zeigt Wartet auf Zahlung statt Wartet auf Bestätigung
Der Kunde möchte online bezahlen und hat die Zahlung noch nicht abgeschlossen. Sie können ihn trotzdem über das Status-Badge auf Bestätigt oder Abgelehnt setzen. Siehe Terminstatus erklärt.
Häufige Fragen
Nein. Abgelehnt ist ein endgültiger Status. Buchen Sie stattdessen einen neuen Termin für den Kunden.