Workflows sind die Automatisierungen von Softalon. Ein Workflow wartet darauf, dass in Ihrem Salon etwas passiert, etwa eine neue Buchung oder der Geburtstag eines Kunden, und führt dann selbstständig eine Reihe von Schritten aus, zum Beispiel das Senden einer Erinnerung per E-Mail und SMS. Sie finden sie in der Seitenleiste unter Workflows.
Nur Mitarbeiter mit der Rolle Super-Administrator oder Inhaber sehen die Seite Workflows und können Workflows erstellen, ändern oder löschen.
Die Bestandteile eines Workflows
Jeder Workflow ist eine Kette von Schritten, die Sie in einem visuellen Editor aufbauen. Jeder Schritt ist ein Knoten auf der Arbeitsfläche.
Wenn Sie eine Integration verbinden, die Workflow-Aktionen anbietet, erscheinen deren Aktionen ebenfalls in der Liste Knoten hinzufügen.
Trigger
Der Trigger entscheidet, wann eine Ausführung startet. Die meisten Trigger sind Ereignisse in Ihrem Salon, etwa Termin - Bestätigt oder Rechnung - Überfällig. Manche sind zeitbasiert, etwa Termin - Bevorstehend (24 Std.) oder Kunde - Geburtstag. Zwei Trigger hängen von gar keinem Ereignis ab: Webhook startet einen Workflow, wenn ein anderes System eine Anfrage an seine URL sendet, und Manuell startet ihn, wenn Sie auf Ausführen klicken.
Die vollständige Liste und wann jeder Trigger auslöst, finden Sie unter Workflow-Trigger erklärt.
Ausführungen
Jedes Mal, wenn der Trigger auslöst, startet Softalon eine neue Ausführung des Workflows. Eine Ausführung durchläuft die Schritte nacheinander. Wenn sie einen Schritt Warten/Verzögerung erreicht, pausiert sie und läuft später von selbst weiter.
Jede Ausführung wird im Verlauf des Workflows gespeichert, mit einem Status und dem Ergebnis jedes Schritts. Siehe Workflow-Ausführungen und Fehler prüfen.
Eine abgeschlossene Ausführung beweist nicht, dass jede Nachricht gesendet wurde. Ein Schritt Benachrichtigung senden kann eine Nachricht überspringen, zum Beispiel wenn der Empfänger keine E-Mail-Adresse hat, und die Ausführung läuft trotzdem weiter. Öffnen Sie die Ausführung im Verlauf, um zu sehen, was jeder Schritt getan hat.
Der Aktivierungsschalter
Jede Workflow-Karte auf der Seite Workflows hat einen Schalter. Ist er aktiviert, ist der Workflow aktiv und startet Ausführungen. Ist er deaktiviert, startet nichts Neues.
Wenn Sie einen Workflow deaktivieren, werden auch Ausführungen gestoppt, die noch laufen, zum Beispiel Ausführungen, die bei einem Schritt Warten/Verzögerung pausieren. Sie erscheinen im Verlauf als Abgebrochen.
Auch das Speichern von Änderungen an den Schritten eines Workflows bricht seine noch laufenden Ausführungen ab. Neue Ausführungen verwenden die neue Version.
Ein neuer Workflow ist aktiv, sobald Sie ihn erstellen. Ein Workflow ohne Schritte oder nur mit dem Schritt Workflow starten tut nichts, bis Sie ihn fertigstellen.
Limits pro Tarif
Ihr Tarif legt fest, wie viele Workflows gleichzeitig aktiv sein können und welche Schritte Sie verwenden können. Inaktive Workflows zählen nicht zum Limit.
Wenn Sie das Limit erreichen, können Sie keinen weiteren Workflow erstellen oder aktivieren, bis Sie einen deaktivieren. Siehe Tarife im Vergleich.
Wenn Sie zu einem Tarif mit weniger Workflows wechseln, deaktiviert Softalon, was der neue Tarif nicht abdeckt. Workflows mit einem Schritt, den der Tarif nicht enthält, werden zuerst deaktiviert. Wenn Sie danach immer noch mehr aktive Workflows als erlaubt haben, bleiben die ältesten aktiv und die neuesten werden deaktiviert.
Workflows laufen außerdem nur, solange Ihr Salon ein aktives Abonnement hat.
Standard-Workflows
Wenn das Abonnement Ihres Salons beginnt, fügt Softalon eine Reihe fertiger Workflows in der Sprache Ihres Salons hinzu, zum Beispiel Terminbestätigungen und Erinnerungen. Das geschieht nur bei Salons, die noch keine Workflows haben, und nur so viele, wie Ihr Tarif erlaubt. Im Einrichtungsassistenten können Sie auch auswählen, welche Sie möchten. Siehe Den Einrichtungsassistenten abschließen.
Inhaltsprüfung
Workflow-Nachrichten müssen Transaktionsnachrichten sein, zum Beispiel Bestätigungen, Erinnerungen und Bewertungsanfragen. Beim Speichern prüft Softalon neue und geänderte Schritte Benachrichtigung senden sowie den gesamten Ablauf. Wenn eine Nachricht nach Werbung oder Spam aussieht oder wenn eine SMS- oder WhatsApp-Nachricht auf eine Website außerhalb von Softalon verlinkt, schlägt das Speichern fehl, und Sie sehen den Grund. E-Mails dürfen auf andere Websites verlinken. Ein Workflow, den Sie aus einer Vorlage erstellen, wird beim Erstellen nicht geprüft, weil der Inhalt der Vorlage bereits genehmigt ist. Ihre späteren Änderungen werden aber geprüft.
Häufige Fragen
Ja. Die App nennt sie Workflows. Dieses Hilfe-Center verwendet beide Begriffe.