So funktioniert der KI-Assistent

Der KI-Assistent antwortet Kunden, die Ihrem Salon über Live-Chat, WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram, BlueBridge oder E-Mail schreiben. Er beantwortet Fragen zu Ihrem Salon und kann Termine direkt im Chat buchen, verschieben und stornieren. Jede Unterhaltung landet in Ihrem Posteingang unter Unterhaltungen. So kann Ihr Team mitlesen und jederzeit eingreifen.

Was passiert, wenn ein Kunde eine Nachricht sendet

1. Er wartet kurz. Der Assistent wartet nach einer Kundennachricht etwa 3 Sekunden (im Live-Chat eine halbe Sekunde). Sendet der Kunde mehrere Nachrichten hintereinander, liest er sie zusammen und sendet eine Antwort.
2. Er erkennt, was der Kunde möchte. Jede Nachricht wird einer dieser Absichten zugeordnet: Begrüßung, Verabschiedung, allgemeine Frage, Buchungswunsch (buchen, verschieben oder stornieren), Wunsch nach einem Menschen, themenfremde Nachricht oder Frage danach, wer den Assistenten entwickelt hat.
3. Er ruft Ihre echten Daten ab. Dienstleistungen, Preise, Mitarbeiter, Standorte und freie Uhrzeiten stammen im Moment der Antwort direkt aus Ihren Einstellungen.
4. Er antwortet. Die Antwort ist kurz, reiner Text und in der Sprache des Kunden verfasst. Ist die Sprache nicht eindeutig, verwendet er die Sprache Ihres Salons.

Sprachnachrichten werden transkribiert, damit der Assistent sie versteht. Automatische Antworten von Kundenseite, etwa Abwesenheitsnotizen, werden erkannt und ignoriert.

Was der Assistent beantworten kann

Für allgemeine Fragen kann der Assistent Folgendes nutzen:

• Ihre Dienstleistungen und Preise. Als privat markierte Dienstleistungen werden ausgelassen. Hängt ein Preis vom Mitarbeiter oder Standort ab, nennt er einen Ab-Preis, etwa $45+.
• Ihre Standorte und Mitarbeiter.
• Ihre Öffnungszeiten aus den Unternehmenseinstellungen sowie Ihre Regeln zum Stornieren und Verschieben.
• Die Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren.
• Ihre Wissensdatenbank, etwa für Parkmöglichkeiten, Produkte oder Geschenkgutscheine.
• Termine, die der Kunde in derselben Unterhaltung gebucht hat.

Der Assistent darf nur das sagen, was in diesen Daten steht. Fehlt etwas, erfindet er es nicht. Kann er nicht helfen, kann er die Unterhaltung für Ihr Team auf Benötigt Aufmerksamkeit setzen.

So funktioniert die Buchung im Chat

Der Assistent folgt denselben Buchungsschritten und Kontaktfeldern wie Ihre Buchungswebsite. Er fragt eins nach dem anderen ab, in der Reihenfolge Ihrer Schritte: Standort, Dienstleistung, Mitarbeiter, Tag und Uhrzeit, Kontaktdaten, dann Zahlung.

• Uhrzeiten sind immer echt. Zuerst bietet er Tage mit freien Terminen in den nächsten 7 Tagen an, oder in den nächsten 14 Tagen, wenn die erste Woche ausgebucht ist. Sobald der Kunde einen Tag gewählt hat, nennt er die freien Uhrzeiten an diesem Tag.
• Kontaktdaten richten sich nach Ihren Kontaktfeldern für Buchungen. Er fragt nach Vor- und Nachnamen, nach E-Mail und Telefonnummer, sofern Ihre Einstellungen das verlangen, und nach allen Pflichtfragen aus benutzerdefinierten Feldern.
• Zahlung. Wenn Sie die Zahlung vor Ort akzeptieren, wählt der Assistent diese Option. Andernfalls hilft er dem Kunden, eine Methode zu wählen. Zahlt der Kunde online, sendet er einen Zahlungslink.
• Bestätigung. Ist Bestätigung erforderlich aktiviert, zeigt der Assistent eine Zusammenfassung mit Preis und wartet auf ein Ja, bevor er bucht.

Der neue Termin erhält denselben Status wie eine Buchung über die Website. Ihre Regeln für Bestätigung und Zahlung gelten also weiterhin.

Der Assistent kann nur Termine verschieben oder stornieren, die in derselben Unterhaltung gebucht wurden. Erlauben Sie das Verschieben oder Stornieren online nicht, teilt er das dem Kunden mit und übergibt die Unterhaltung an Ihr Team.

Wann er an Ihr Team übergibt

Der Assistent setzt die Unterhaltung auf Benötigt Aufmerksamkeit und antwortet nicht mehr, wenn:

• der Kunde mit einem Menschen sprechen möchte
• der Kunde die zweite themenfremde Nachricht in Folge sendet
• der Kunde verschieben oder stornieren möchte, Ihre Buchungsrichtlinien das online aber nicht erlauben
• er eine allgemeine Frage nicht beantworten kann, zum Beispiel eine Beschwerde oder einen Erstattungswunsch

Solange eine Unterhaltung Aufmerksamkeit benötigt, bleibt der Assistent still, auch wenn der Kunde weiterschreibt. Wie Sie sie zurückgeben, lesen Sie unter Eine Unterhaltung vom Assistenten übernehmen.

Gedächtnis

Der Assistent führt für jede Unterhaltung ein kurzes, privates Gedächtnis. Nach einer Buchung speichert er, was der Kunde gebucht hat. Außerdem merkt er sich Vorlieben, die der Kunde erwähnt, etwa eine übliche Dienstleistung oder eine bevorzugte Uhrzeit. Schreibt der Kunde beim nächsten Mal so etwas wie „wie immer“, weiß er, was gemeint ist. Dieses Gedächtnis wird im Posteingang nicht angezeigt. Angaben, die Ihr Team braucht, etwa eine Allergie, kommen stattdessen in die Terminnotizen.

Nachfass-Nachrichten

Der Assistent kann von sich aus eine kurze Nachfass-Nachricht senden:

• Bei Inaktivität. Der Kunde hat nach der letzten Nachricht des Assistenten nicht mehr geantwortet. Die Nachricht wird einmal gesendet, nach der von Ihnen gewählten Verzögerung, und nur, wenn seitdem niemand geschrieben hat.
• Zahlung eingegangen. Der Kunde hat einen vom Assistenten gebuchten Termin bezahlt.
• Statusänderung. Sie haben eine vom Assistenten erstellte Buchungsanfrage bestätigt oder abgelehnt.

Jede Art lässt sich in den Einstellungen des KI-Assistenten ein- oder ausschalten.

Credits und Limits

Antworten, die die KI schreibt, verbrauchen Credits aus Ihrem Tarif. Die Kosten hängen von der Länge der Antwort und von Ihrer Einstellung Nachrichtenqualität ab. Auch Nachfass-Nachrichten und Antwortvorschläge verbrauchen Credits. Schlüsselwort-Antworten verbrauchen keine Credits, ebenso wenig Nachrichten, die der Assistent überspringt.

Vor jeder Antwort prüft Softalon, ob Sie genug Credits für eine durchschnittliche Nachricht haben. Falls nicht, antwortet der Assistent nicht, und der Posteingang zeigt einen Hinweis, dass er wegen unzureichender Credits nicht geantwortet hat.

Um Ihre Credits vor Spam zu schützen, antwortet der Assistent außerdem eine Weile nicht, wenn ein Kunde mehr als 5 Nachrichten pro Minute, 20 pro Stunde oder 50 pro Tag sendet. Zusätzlich gilt für den ganzen Salon ein Limit von 50 Nachrichten pro Minute, 200 pro Stunde und 1.000 pro Tag. Der Posteingang zeigt einen Hinweis, wenn eine Antwort aus diesem Grund übersprungen wurde.

Wie er sich vorstellt

Fragt ein Kunde, was der Assistent ist, sagt er, dass er der KI-Buchungsassistent Ihres Salons ist, bereitgestellt von Softalon. Wenn Sie das Softalon-Branding entfernt haben, lässt er Softalon weg. Das zugrunde liegende KI-Modell nennt er nie.