Durch das Finalisieren wird aus einem Entwurf eine echte Rechnung. Tun Sie das, sobald die Positionen stimmen, meist direkt nach dem Termin.
Was das Finalisieren bewirkt
- Die Rechnung erhält die nächste Nummer des Jahres, zum Beispiel
2026-0042. - Das Fälligkeitsdatum wird gesetzt. Hat die Rechnung kein Fälligkeitsdatum, ist sie am Ende des Tages nach einer festgelegten Anzahl Tage fällig, in der Zeitzone Ihres Salons. Die Anzahl Tage legen Sie unter Einstellungen › Zahlungen › Zahlungsfrist fest.
- Das PDF wird erstellt und ist über PDF anzeigen verfügbar.
- Der Status wird auf Offen gesetzt, oder auf Bezahlt, wenn abgeschlossene Zahlungen den Gesamtbetrag bereits decken.
- Die Rechnung wird für den Kunden in seinem Konto auf Ihrer Buchungswebsite sichtbar.
Was gesperrt wird
Nach dem Finalisieren lässt sich die Rechnung überhaupt nicht mehr ändern: weder Positionen, Gutschein, Standort, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum noch Notizen. Sie folgt außerdem nicht mehr ihrem Termin. Eine Änderung der Dienstleistung des Termins ändert den Preis also nicht mehr. Prüfen Sie alles, bevor Sie finalisieren.
Bevor Sie beginnen
- Die Rechnung braucht mindestens eine Position.
- Ihre Unternehmensdaten unter Einstellungen › Unternehmen sollten ausgefüllt sein. Sie werden auf das PDF gedruckt.
- Mitarbeiter mit der Rolle Benutzer können nur Rechnungen finalisieren, die ihnen zugewiesen sind.
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Schritt 1 von 3
Die Rechnung finden
Gehen Sie zu Finanzen › Rechnungen. Entwürfe zeigen Entwurf in der Spalte Rechnung. Sie können nach Standort, Mitarbeiter, Kunde oder Status filtern.
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Schritt 2 von 3
Die Rechnung prüfen
Klicken Sie auf die Zeile der Rechnung. Der Dialog Rechnung anzeigen zeigt Kunde, Positionen und Finanzielle Zusammenfassung.
Wenn etwas geändert werden muss, öffnen Sie das Aktionsmenü am Ende der Zeile (die drei Punkte) und wählen Sie Aktualisieren. Nehmen Sie Ihre Änderungen auf der Rechnungsseite vor und klicken Sie auf Speichern.
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Schritt 3 von 3
Finalisieren
Klicken Sie im Dialog Rechnung anzeigen auf Finalisieren. Sie können Finalisieren auch im Aktionsmenü wählen, in der Liste oder oben auf der Rechnungsseite.
Das sehen Sie:Die Meldung Rechnung finalisiert. Die Rechnung zeigt nun ihre Nummer, Finalisiert und den Status Offen oder Bezahlt. PDF anzeigen öffnet das PDF.
Wenn Sie einen Termin als abgeschlossen markieren, können Sie seine Rechnung im selben Ablauf finalisieren. Siehe Einen Termin abschließen und die Zahlung entgegennehmen.
Nach dem Finalisieren
- Um den offenen Betrag einzuziehen, erfassen Sie eine Zahlung oder senden Sie dem Kunden einen Zahlungslink.
- Ist die Rechnung nach ihrem Fälligkeitsdatum noch Offen, wird sie Überfällig.
Wenn etwas nicht stimmt
Ich erhalte einen Fehler beim Erstellen der Rechnungsvorschau
Das PDF konnte nicht erstellt werden. Prüfen Sie Ihre Unternehmensdaten unter Einstellungen › Unternehmen und versuchen Sie es erneut.
Ich erhalte die Meldung, dass Positionen zum Finalisieren erforderlich sind
Fügen Sie mindestens eine Position hinzu, speichern Sie die Rechnung und finalisieren Sie dann erneut.
Das Speichern einer finalisierten Rechnung schlägt fehl
Finalisierte Rechnungen können nicht bearbeitet werden, auch keine internen Notizen. Wenn etwas falsch ist, erfassen Sie die Korrektur auf einer neuen Rechnung.
Häufige Fragen
Nein. Eine finalisierte Rechnung kann nicht zurück in den Entwurf.