Como funcionam as automações

As automações automatizam tarefas do seu salão no Softalon. Uma automação espera algo acontecer no seu salão, como um novo agendamento ou o aniversário de um cliente, e então executa sozinha uma série de etapas, como enviar um lembrete por e-mail e SMS. Você as encontra em Automações na barra lateral.

Só membros com a função Super Administrador ou Proprietário veem a página Automações e podem criar, alterar ou excluir automações.

As partes de uma automação

Toda automação é uma sequência de etapas que você monta em um editor visual. Cada etapa é um nó na tela de edição.

Se você conectar uma integração que oferece ações de automação, as ações dela também aparecem na lista Adicionar Nó.

Gatilhos

O gatilho define quando uma execução começa. A maioria dos gatilhos são eventos no seu salão, como Agendamento - Confirmado ou Fatura - Vencida. Alguns dependem do tempo, como Agendamento - Próximo (24 h) ou Cliente - Aniversário. Dois gatilhos não dependem de nenhum evento: Webhook inicia uma automação quando outro sistema envia uma requisição para a URL dela, e Manual a inicia quando você clica em Executar.

Consulte Como funcionam os gatilhos de automação para ver a lista completa e quando cada um dispara.

Execuções

Cada vez que o gatilho dispara, o Softalon inicia uma nova execução da automação. A execução passa pelas etapas uma de cada vez. Quando chega a uma etapa Esperar/Atrasar, ela pausa e continua sozinha mais tarde.

Toda execução é salva no Histórico da automação, com um status e o resultado de cada etapa. Consulte Confira as execuções e falhas das automações.

Uma execução concluída não prova que todas as mensagens foram enviadas. Uma etapa Enviar Notificação pode pular uma mensagem, por exemplo quando o destinatário não tem endereço de e-mail, e a execução continua mesmo assim. Abra a execução no Histórico para ver o que cada etapa fez.

O botão de ativação

Cada cartão de automação na página Automações tem um botão. Quando ele está ativado, a automação está ativa e inicia execuções. Quando está desativado, nada novo começa.

Desativar uma automação também interrompe as execuções que ainda estão em andamento, por exemplo as pausadas em uma etapa Esperar/Atrasar. Elas aparecem como Cancelado no Histórico.

Salvar alterações nas etapas de uma automação também cancela as execuções dela que ainda estão em andamento. As novas execuções usam a nova versão.

Uma nova automação fica ativa assim que você a cria. Uma automação sem etapas, ou só com a etapa Iniciar Automação, não faz nada até você terminá-la.

Limites por plano

Seu plano define quantas automações podem estar ativas ao mesmo tempo e quais etapas você pode usar. Automações inativas não contam para o limite.

Quando você atinge o limite, não pode criar nem ativar outra automação até desativar uma. Consulte Comparação de planos.

Se você mudar para um plano com menos automações, o Softalon desativa o que o novo plano não cobre. As automações que usam uma etapa não incluída no plano são desativadas primeiro. Se você ainda tiver mais automações ativas do que o limite, as mais antigas continuam ativas e as mais recentes são desativadas.

As automações também só rodam enquanto seu salão tem uma assinatura ativa.

Automações padrão

Quando a assinatura do seu salão começa, o Softalon adiciona um conjunto de automações prontas no idioma do seu salão, como confirmações e lembretes de agendamento. Isso só acontece para salões que ainda não têm automações, e apenas até o limite do seu plano. O assistente de configuração também permite escolher quais você quer. Consulte Conclua o assistente de configuração.

Verificação de conteúdo

As mensagens das automações precisam ser transacionais, como confirmações, lembretes e pedidos de avaliação. Quando você salva, o Softalon verifica as etapas Enviar Notificação novas e alteradas e o fluxo como um todo. Se uma mensagem parecer marketing ou spam, ou se um SMS ou uma mensagem de WhatsApp tiver um link para um site fora do Softalon, a automação não é salva e você vê o motivo. O e-mail pode ter links para outros sites. Uma automação criada a partir de um modelo não é verificada na criação, porque o conteúdo do modelo já foi aprovado, mas suas alterações posteriores são.