Como os horários disponíveis são calculados

Sempre que um cliente abre seu site de reservas, o Softalon monta a lista de horários livres do zero. Ele começa por quem pode fazer o serviço e onde, acrescenta o horário de trabalho dessas pessoas, remove tudo o que já está ocupado e, por fim, verifica se o serviço inteiro cabe. Só aparecem os horários que passam em todas as verificações.

Este guia percorre cada verificação na ordem em que o Softalon a aplica. Se um horário que você esperava não aparece, uma dessas etapas o removeu.

Resumo

Um horário é oferecido para um serviço quando tudo isto é verdade:

1. Pelo menos um membro da equipe ativo está atribuído ao serviço, o serviço é oferecido no local e o membro tem horário de trabalho ali.
2. O horário está dentro do horário de trabalho desse membro naquele local, naquela data. Um dia especial substitui o horário semanal na data dele.
3. O horário não está coberto por um período fechado, uma folga do membro, um horário bloqueado, um evento de um calendário Google ou Outlook conectado ou outro agendamento.
4. O serviço completo, incluindo os intervalos de preparação, cabe antes do próximo período ocupado ou do fim do turno.
5. As salas ou equipamentos de que o serviço precisa estão livres durante todo o tempo.
6. O horário de início cai na grade de horários.
7. O horário está dentro da sua janela de reserva: nem cedo demais, nem longe demais no futuro.

1. Quem pode fazer o serviço, e onde

O Softalon só considera combinações que fazem sentido:

• O membro da equipe precisa estar ativo e atribuído ao serviço.
• O local precisa estar ativo e oferecer o serviço.
• O serviço precisa estar ativo.
• O membro precisa ter horário de trabalho naquele local. Um membro sem horário salvo em um local nunca pode ser agendado ali.

Os serviços privados não aparecem na lista do seu site de reservas, mas os clientes que abrem um serviço privado pelo link direto ainda podem ver e agendar os horários dele. Os membros da equipe sempre veem os serviços privados no painel.

2. Horário de trabalho, por membro e por local

O horário de funcionamento do salão em Configurações › Empresa não cria nenhum horário agendável. A disponibilidade vem apenas do horário de trabalho de cada membro da equipe, que você define separadamente para cada local onde ele trabalha. Veja Horário de funcionamento do salão x horário de trabalho da equipe.

• Cada dia pode ser de folga, ter um bloco de horas ou vários blocos (por exemplo, uma pausa para almoço entre dois blocos).
• Um dia especial substitui o horário semanal em uma data, em um local. Ele pode definir outro horário ou marcar que o membro não trabalha. Um dia especial em um local onde o membro não tem horário semanal o torna agendável ali somente naquela data. Veja Defina um horário especial para uma data.
• O horário de trabalho é sempre lido no fuso horário do seu salão.

3. O que é descontado

Depois de saber quando um membro trabalha, o Softalon remove cada período ocupado:

Alguns detalhes importam aqui:

• Os agendamentos também bloqueiam os intervalos de preparação. Um agendamento ocupa o membro desde o início do intervalo antes até o fim do intervalo depois.
• Quais agendamentos bloqueiam horário. Agendamentos Aguardando Confirmação, Confirmado, Concluído ou Não Compareceu bloqueiam horário. Agendamentos Cancelado e Recusado o liberam. Um agendamento Aguardando Pagamento segura o horário por 15 minutos após ser criado. Se continuar sem pagamento depois disso, o horário fica livre de novo.
• Um membro, uma agenda. Se um membro trabalha em dois locais, um agendamento em um local bloqueia o mesmo horário no outro.
• Eventos de calendário. Os eventos dos calendários que você ativa em Verificar conflitos são copiados como horário bloqueado. Eventos do Google marcados como livres são ignorados. Eventos que o próprio Softalon adicionou ao seu calendário também são ignorados, para nunca bloquear duas vezes. Veja Sincronize o Google Calendar ou o Outlook.

Adicionar uma folga, um período fechado ou um horário bloqueado nunca cancela nem move agendamentos existentes. Isso só impede novas reservas.

4. Encaixar o serviço inteiro

Um intervalo livre não basta. O serviço precisa caber nele do início ao fim:

• Duração. O serviço precisa terminar até o fim do intervalo livre.
• O intervalo antes precisa caber depois do início do intervalo livre. Se o turno começa às 9:00 AM e o serviço tem 15 minutos de intervalo antes, o primeiro início possível é 9:15 AM.
• O intervalo depois precisa caber antes do fim do intervalo livre. Um serviço de 45 minutos com 15 minutos de intervalo depois precisa de uma hora inteira antes do fechamento ou do próximo agendamento.
• Durações e intervalos podem variar por membro ou local. O Softalon usa primeiro a configuração do próprio membro, depois a do local e, por fim, o padrão do serviço. Veja Defina preços ou durações diferentes por local ou membro.
• Nenhum serviço passa da meia-noite. O serviço precisa terminar no mesmo dia em que começa.

5. Salas e equipamentos (recursos)

Se um serviço precisa de recursos, cada um deles precisa ter unidades livres suficientes durante todo o agendamento, intervalos incluídos. Os recursos são compartilhados em todo o salão, então uma sala usada em uma reserva conta para todas as reservas que precisam dela.

Um serviço nunca pode ser agendado se um recurso de que ele precisa estiver desativado, ou se ele precisar de mais unidades do que o recurso tem. Veja Exija salas ou equipamentos para um serviço.

6. A grade de horários

Os clientes veem horários de início em uma grade fixa definida por Intervalo em Configurações › Reservas › Horários Disponíveis. Você pode escolher 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutos. Com um intervalo de 15 minutos, os horários são oferecidos em :00, :15, :30 e :45.

Um horário que cabe mas não cai na grade não é oferecido. Se um espaço livre abre às 10:05 AM e seu intervalo é de 15 minutos, o próximo horário oferecido é 10:15 AM.

7. A janela de reserva

Duas configurações em Configurações › Reservas › Políticas e Restrições limitam com quanta antecedência mínima e máxima os clientes podem agendar:

Os clientes nunca veem horários no passado. Esses limites valem apenas para clientes. Quando um membro da equipe agenda pelo painel, ele não é limitado por eles. Para agendar fora do horário de trabalho ou sobre outro agendamento, veja Faça agendamento duplo ou agende fora do horário de trabalho.

Reservas de vários serviços

Quando um cliente agenda vários serviços em uma visita, o Softalon os encadeia um após o outro:

• Todos os serviços da sequência ficam no mesmo local do primeiro.
• O primeiro serviço começa exatamente no horário escolhido pelo cliente.
• Cada serviço seguinte começa na grade de horários, depois do serviço anterior e dos intervalos entre eles.
• O tempo ocioso entre dois serviços não pode ser maior que Tempo máximo de espera para reserva de vários serviços.
• A sequência inteira precisa terminar no mesmo dia.
• Uma sequência pode ter até 10 serviços.

Se nenhuma sequência atende a essas regras em um horário, esse horário não é oferecido. Veja Permita que os clientes agendem vários serviços de uma vez.

Horários sugeridos e indisponíveis

Duas opções em Configurações › Reservas › Horários Disponíveis mudam a forma como os horários aparecem no seu site de reservas. Ambas dependem do seu plano.

• Mostrar Sugestões marca até cinco horários por dia como sugeridos e mostra só esses no início. Os clientes podem tocar em Ver Todos para ver todos os horários. O Softalon classifica melhor os horários quando há mais membros da equipe livres, quando estão entre 9:00 AM e 2:00 PM e quando caem em uma terça, quarta ou quinta-feira.
• Mostrar Horários Indisponíveis também mostra, como indisponíveis, os horários ocupados por agendamentos, horários bloqueados ou eventos de calendário. Os horários fora do horário de trabalho, as folgas e os períodos fechados continuam ocultos.

Fusos horários

• O horário de trabalho, os dias especiais e a janela de reserva seguem o Fuso Horário em Configurações › Geral. Se ele estiver errado, todos os horários se deslocam.
• Seu site de reservas mostra os horários no fuso horário do salão.
• Os limites de cada dia seguem o fuso horário do salão, então os turnos que vão até tarde da noite ficam na data certa.

Exemplo prático

Emma Johnson trabalha no Hair Haven, em Austin, às terças-feiras, das 9:00 AM às 5:00 PM. Um cliente quer um Women's Haircut de 45 minutos com 15 minutos de intervalo depois. O intervalo da grade é de 15 minutos.

• Emma tem um agendamento das 11:00 AM às 12:00 PM, intervalos incluídos.
• O Google Calendar dela tem uma consulta no dentista das 2:00 PM às 3:00 PM.
• Então os espaços livres dela são 9:00–11:00 AM, 12:00–2:00 PM e 3:00–5:00 PM.
• Cada reserva precisa de uma hora inteira: 45 minutos mais os 15 minutos de intervalo.

O cliente vê de 9:00 a 10:00 AM, de 12:00 a 1:00 PM e de 3:00 a 4:00 PM, a cada 15 minutos. Se o Tempo Mínimo Antes da Reserva for de 2 horas e o cliente olhar às 10:30 AM daquela manhã, o primeiro horário que ele vê é 12:30 PM.