Una solicitud de reserva es una cita con el estado Esperando confirmación. Ocupa su franja horaria, de modo que nadie más puede reservar ese horario, hasta que la apruebes o la rechaces.
Las solicitudes llegan de:
- Clientes que reservan en línea cuando el estado predeterminado en Configuración › Reserva es Pendiente de confirmación. Consulta Aprobar las reservas antes de confirmarlas.
- Clientes que pagan en línea cuando el estado predeterminado es Pendiente de confirmación. Cuando llega el pago, la cita pasa a ese estado.
- Clientes que reprograman en línea cuando Estado después de reprogramar está configurado como Revertir al estado predeterminado.
- Miembros del equipo con el rol Usuario que reservan o mueven una cita para un compañero.
Los miembros con el rol Usuario pueden aprobar y rechazar sus propias citas. Los administradores y roles superiores pueden gestionar las de todos.
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Paso 1 de 2
Abre tus solicitudes pendientes
Ve a Citas y elige Citas pendientes en el menú de vistas. El número entre paréntesis indica cuántas están esperando. Las citas más próximas aparecen primero.
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Paso 2 de 2
Aprueba o rechaza
En la columna Estado, haz clic en Aprobar (✓) o Rechazar (✗). En el calendario, haz clic en la cita, luego en su etiqueta de estado y elige Confirmada o Rechazada.
Verás:Aparece Estado actualizado y el estado cambia a Confirmada o Rechazada.
Qué pasa después
- Las citas aprobadas pasan a Confirmada. Antes de aprobar, Softalon comprueba que el horario sigue libre. Más adelante puedes completarla, cancelarla o marcarla como no presentada.
- Rechazada es un estado final. La franja horaria se libera de inmediato y el estado ya no se puede cambiar. Si la rechazaste por error, reserva una cita nueva.
Softalon por sí solo no envía mensajes a los clientes cuando apruebas o rechazas. Los mensajes los envían tus automatizaciones, así que configura una si quieres que los clientes reciban respuesta. Consulta Disparadores de automatización explicados.
También puedes enviar al cliente un enlace Confirmar desde Compartir en el menú de la cita. Cuando el cliente lo abre y confirma, la cita pasa a Confirmada sin que tengas que hacer nada. Consulta Enviar al cliente un enlace para confirmar, reprogramar o dejar una reseña.
Si algo no funciona
La aprobación falla porque la franja horaria no está disponible
El horario ya no está libre, por ejemplo porque cambió el horario laboral o alguien reservó encima con una anulación. Abre el menú de la cita, elige Actualizar, cambia Estado a Confirmada y, si eres administrador, activa la Anulación manual. O primero reprograma la cita a un horario libre.
Una cita dice Esperando pago, no Esperando confirmación
El cliente eligió pagar en línea y no ha terminado de pagar. Aun así puedes cambiarla a Confirmada o Rechazada desde la etiqueta de estado. Consulta Estados de las citas explicados.
Preguntas frecuentes
No. Rechazada es un estado final. En su lugar, reserva una cita nueva para el cliente.