Cancela una cita cuando la visita no se va a realizar. Márcala como No presentada cuando el cliente simplemente no vino. Ambos son estados finales, así tus informes y el historial del cliente siguen siendo exactos.
Antes de empezar
- La cita debe estar Confirmada. Una solicitud que sigue en Esperando confirmación o Esperando pago no se puede cancelar. Recházala en su lugar. Consulta Aprobar o rechazar solicitudes de reserva.
- Los miembros con el rol Usuario pueden hacerlo con sus propias citas. Los administradores y roles superiores pueden hacerlo con las de cualquiera.
Cancelar con un motivo
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Paso 1 de 3
Abre el formulario Actualizar
En la página Citas, abre el menú de la cita y elige Actualizar. En el calendario, haz clic derecho en la cita y elige Actualizar.
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Paso 2 de 3
Define el estado y el motivo
Cambia Estado a Cancelada. Aparece un campo Motivo de cancelación. Elige el motivo, por ejemplo Conflicto de horario o Motivos de salud. Aquí el motivo es obligatorio.
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Paso 3 de 3
Guarda
Haz clic en Actualizar cita.
Verás:Aparece Cita actualizada y el estado muestra Cancelada.
Para cancelar rápidamente sin motivo, haz clic en la etiqueta de estado y elige Cancelada. Softalon guarda entonces el motivo como Prefiero no decirlo.
Marcar una inasistencia
Haz clic en la etiqueta de estado de la cita y elige No presentada. También puedes elegirlo en el formulario Actualizar.
Qué pasa después
- Una cita cancelada libera su franja horaria de inmediato, así que ese horario se puede volver a reservar.
- Una inasistencia sigue contando el horario como ocupado, igual que una visita completada.
- Ninguno de los dos se puede volver a cambiar. Para recuperar al cliente, reserva una cita nueva.
- Los clientes solo reciben un mensaje si una de tus automatizaciones envía uno por el cambio. Consulta Disparadores de automatización explicados.
¿Quieres que los clientes cancelen por su cuenta? Envíales un enlace Cancelar o Gestionar desde Compartir en el menú de la cita, o activa la cancelación en línea. Consulta Permitir que los clientes cancelen o reprogramen en línea.
¿Cancelar o eliminar?
Usa Cancelada. Eliminar borra la cita para siempre, de inmediato y sin preguntar, y deja su factura. Elimina solo las citas que se crearon por error.
Preguntas frecuentes
La cita no está Confirmada. Las solicitudes se rechazan con Rechazada, y los estados finales no se pueden cambiar.