Las automatizaciones de Softalon esperan a que ocurra algo en tu salón, como una nueva reserva o el cumpleaños de un cliente, y luego ejecutan por sí solas una serie de pasos, como enviar un recordatorio por correo electrónico y SMS. Las encontrarás en Automatizaciones, en la barra lateral.
Solo los miembros con el rol Super administrador o Propietario ven la página Automatizaciones y pueden crear, cambiar o eliminar automatizaciones.
Las partes de una automatización
Cada automatización es una cadena de pasos que construyes en un editor visual. Cada paso es un nodo en el lienzo.
Si conectas una integración que ofrece acciones para automatizaciones, sus acciones también aparecen en la lista Añadir nodo.
Disparadores
El disparador decide cuándo empieza una ejecución. La mayoría de los disparadores son eventos de tu salón, como Cita - Confirmada o Factura - Vencida. Algunos dependen del tiempo, como Cita - Próxima (24 h) o Cliente - Cumpleaños. Dos disparadores no dependen de ningún evento: Webhook inicia una automatización cuando otro sistema envía una petición a su URL, y Manual la inicia cuando haces clic en Ejecutar.
Consulta Los disparadores de las automatizaciones explicados para ver la lista completa y cuándo se activa cada uno.
Ejecuciones
Cada vez que se activa el disparador, Softalon inicia una nueva ejecución de la automatización. Una ejecución avanza por los pasos de uno en uno. Cuando llega a un paso Esperar/Retrasar, se pausa y continúa más tarde por sí sola.
Cada ejecución se guarda en el Historial de la automatización, con un estado y el resultado de cada paso. Consulta Revisar las ejecuciones y los fallos de las automatizaciones.
Que una ejecución se complete no demuestra que se enviaran todos los mensajes. Un paso Enviar notificación puede omitir un mensaje, por ejemplo cuando el destinatario no tiene dirección de correo electrónico, y la ejecución continúa igualmente. Abre la ejecución en Historial para ver qué hizo cada paso.
El interruptor de activación
Cada tarjeta de la página Automatizaciones tiene un interruptor. Cuando está activado, la automatización está activa e inicia ejecuciones. Cuando está desactivado, no empieza nada nuevo.
Desactivar una automatización también detiene las ejecuciones que siguen en curso, por ejemplo las que están en pausa en un paso Esperar/Retrasar. Aparecen como Cancelado en Historial.
Guardar cambios en los pasos de una automatización también cancela sus ejecuciones en curso. Las nuevas ejecuciones usan la nueva versión.
Una automatización nueva está activa en cuanto la creas. Una automatización sin pasos, o con solo el paso Iniciar automatización, no hace nada hasta que la terminas.
Límites por plan
Tu plan determina cuántas automatizaciones pueden estar activas al mismo tiempo y qué pasos puedes usar. Las automatizaciones inactivas no cuentan para el límite.
Cuando alcanzas el límite, no puedes crear ni activar otra automatización hasta que desactives una. Consulta Comparativa de planes.
Si cambias a un plan con menos automatizaciones, Softalon desactiva lo que el nuevo plan no cubre. Primero se desactivan las automatizaciones que usan un paso que el plan no incluye. Si aún tienes más automatizaciones activas que el límite, las más antiguas siguen activadas y las más recientes se desactivan.
Además, las automatizaciones solo se ejecutan mientras tu salón tiene una suscripción activa.
Automatizaciones predeterminadas
Cuando empieza la suscripción de tu salón, Softalon añade un conjunto de automatizaciones listas para usar en el idioma de tu salón, como confirmaciones y recordatorios de citas. Solo lo hace en los salones que aún no tienen automatizaciones, y solo tantas como permite tu plan. El asistente de configuración también te deja elegir cuáles quieres. Consulta Completar el asistente de configuración.
Revisión del contenido
Los mensajes de las automatizaciones deben ser transaccionales, como confirmaciones, recordatorios y solicitudes de reseña. Al guardar, Softalon revisa los pasos Enviar notificación nuevos o modificados y el flujo en su conjunto. Si un mensaje parece marketing o spam, o si un SMS o un mensaje de WhatsApp enlaza a un sitio fuera de Softalon, no se guarda y ves el motivo. El correo electrónico sí puede enlazar a otros sitios. Una automatización que creas desde una plantilla no se revisa al crearla, porque el contenido de la plantilla ya está aprobado, pero tus cambios posteriores sí.
Preguntas frecuentes
Sí. Algunos textos de la app usan la palabra workflow, pero en el menú se llaman Automatizaciones. Este Centro de ayuda usa siempre automatización.