Cómo se calculan los horarios disponibles

Cada vez que un cliente abre tu sitio de reservas, Softalon crea desde cero la lista de horarios libres. Empieza por quién puede hacer el servicio y dónde, añade su horario laboral, quita todo lo que ya está ocupado y, por último, comprueba que el servicio completo cabe. Solo se muestran los horarios que superan todas las comprobaciones.

Esta guía recorre cada comprobación en el orden en que Softalon la aplica. Si falta un horario que esperabas, uno de estos pasos lo ha quitado.

La versión corta

Un horario se ofrece para un servicio cuando se cumple todo lo siguiente:

1. Al menos un miembro del equipo activo está asignado al servicio, el servicio se ofrece en la ubicación y el miembro tiene horario laboral allí.
2. El horario está dentro del horario laboral de ese miembro en esa ubicación en esa fecha. Un día especial sustituye al horario semanal en su fecha.
3. El horario no coincide con un período cerrado, el tiempo libre del miembro, un tiempo bloqueado, un evento de un calendario de Google u Outlook conectado ni otra cita.
4. El servicio completo, con sus márgenes, cabe antes del siguiente período ocupado o del final del turno.
5. Las salas o el equipamiento que necesita el servicio están libres durante todo el tiempo.
6. La hora de inicio cae en tu cuadrícula de franjas horarias.
7. El horario está dentro de tu ventana de reserva: ni demasiado pronto ni demasiado lejos.

1. Quién puede hacer el servicio y dónde

Softalon solo tiene en cuenta las combinaciones que tienen sentido:

• El miembro del equipo debe estar activo y asignado al servicio.
• La ubicación debe estar activa y ofrecer el servicio.
• El servicio debe estar activo.
• El miembro debe tener horario laboral en esa ubicación. Un miembro sin horario guardado en una ubicación nunca se puede reservar allí.

Los servicios privados no aparecen en tu sitio de reservas, pero los clientes que abren un servicio privado a través de su enlace directo pueden ver y reservar sus horarios. Los miembros del equipo siempre ven los servicios privados en el Dashboard.

2. Horario laboral, por miembro y por ubicación

El horario de apertura de tu salón en Configuración › Empresa no crea ningún horario reservable. La disponibilidad sale únicamente del horario laboral de cada miembro del equipo, que defines por separado para cada ubicación en la que trabaja. Consulta Horario de apertura del salón frente al horario laboral del equipo.

• Cada día puede ser libre, tener un bloque de horas o tener varios bloques (por ejemplo, una pausa para comer entre dos bloques).
• Un día especial sustituye al horario semanal en una fecha y una ubicación. Puede dar un horario distinto o marcar que el miembro no trabaja. Un día especial en una ubicación donde el miembro no tiene horario semanal hace que se le pueda reservar allí solo en esa fecha. Consulta Definir un horario especial para una fecha concreta.
• El horario laboral siempre se interpreta en la zona horaria de tu salón.

3. El tiempo que se descuenta

Cuando Softalon sabe cuándo trabaja un miembro, quita todos los períodos ocupados:

Aquí importan algunos detalles:

• Las citas también bloquean sus márgenes. Una cita ocupa al miembro desde el inicio de su margen antes hasta el final de su margen después.
• Qué citas bloquean tiempo. Las citas Esperando confirmación, Confirmada, Completada o No presentada bloquean tiempo. Las citas Cancelada y Rechazada lo liberan. Una cita Esperando pago retiene su horario durante 15 minutos desde que se creó. Si sigue sin pagarse después, el horario vuelve a quedar libre.
• Un miembro, una agenda. Si un miembro trabaja en dos ubicaciones, una cita en una ubicación bloquea el mismo horario en la otra.
• Eventos del calendario. Los eventos de los calendarios que activas en Comprobar conflictos se copian como tiempo bloqueado. Los eventos de Google marcados como disponibles se omiten. Los eventos que el propio Softalon añadió a tu calendario también se omiten, para que nunca bloqueen dos veces. Consulta Sincronizar Google Calendar u Outlook.

Añadir tiempo libre, un período cerrado o un tiempo bloqueado nunca cancela ni mueve las citas que ya existen. Solo impide nuevas reservas.

4. Que quepa el servicio completo

Un hueco libre no basta por sí solo. El servicio tiene que caber dentro de él de principio a fin:

• Duración. El servicio debe terminar antes de que acabe el hueco libre.
• El margen antes debe caber después de que empiece el hueco. Si el turno empieza a las 9:00 AM y el servicio tiene un margen antes de 15 minutos, el primer inicio posible es a las 9:15 AM.
• El margen después debe caber antes de que termine el hueco. Un servicio de 45 minutos con un margen después de 15 minutos necesita una hora completa antes del cierre o de la siguiente cita.
• Las duraciones y los márgenes pueden variar por miembro o ubicación. Softalon usa primero la configuración propia del miembro, después la de la ubicación y, por último, la predeterminada del servicio. Consulta Definir precios o duraciones distintos por ubicación o miembro.
• Ningún servicio pasa de la medianoche. El servicio tiene que terminar el mismo día en que empieza.

5. Salas y equipamiento (recursos)

Si un servicio necesita recursos, cada uno debe tener suficientes unidades libres durante toda la cita, márgenes incluidos. Los recursos se comparten en todo tu salón, así que una sala usada en una reserva cuenta para todas las reservas que la necesitan.

Un servicio nunca se puede reservar si un recurso que necesita está desactivado, o si necesita más unidades de las que tiene el recurso. Consulta Exigir salas o equipamiento para un servicio.

6. La cuadrícula de franjas horarias

Los clientes ven las horas de inicio en una cuadrícula fija definida por Intervalo en Configuración › Reserva › Franjas horarias. Puedes elegir 5, 10, 15, 20, 30 o 60 minutos. Con un intervalo de 15 minutos, se ofrecen horarios a las :00, :15, :30 y :45.

Un horario que cabe pero no cae en la cuadrícula no se ofrece. Si se abre un hueco a las 10:05 AM y tu intervalo es de 15 minutos, el siguiente horario ofrecido es a las 10:15 AM.

7. La ventana de reserva

Dos opciones en Configuración › Reserva › Políticas y restricciones limitan con cuánta antelación mínima y máxima pueden reservar los clientes:

Los clientes nunca ven horarios pasados. Estos límites solo se aplican a los clientes. Cuando un miembro del equipo reserva desde el Dashboard, no está limitado por ellos. Para reservar fuera del horario laboral o encima de otra cita, consulta Reservar dos veces o fuera del horario laboral.

Reservas de múltiples servicios

Cuando un cliente reserva varios servicios en una visita, Softalon los encadena uno tras otro:

• Todos los servicios de la cadena son en la misma ubicación que el primero.
• El primer servicio empieza a la hora exacta que eligió el cliente.
• Cada servicio siguiente empieza en la cuadrícula de franjas horarias, después del servicio anterior y de los márgenes entre ellos.
• El tiempo de espera entre dos servicios no puede superar el Tiempo máximo de espera para reserva de múltiples servicios.
• Toda la cadena debe terminar el mismo día.
• Una cadena puede tener hasta 10 servicios.

Si ninguna cadena cumple estas reglas en un horario, ese horario no se ofrece. Consulta Permitir que los clientes reserven varios servicios a la vez.

Horarios sugeridos y no disponibles

Dos opciones en Configuración › Reserva › Franjas horarias cambian cómo se muestran los horarios en tu sitio de reservas. Ambas dependen de tu plan.

• Mostrar sugerencias marca hasta cinco horarios por día como sugeridos y al principio solo muestra esos. Los clientes pueden tocar Ver todos para ver todos los horarios. Softalon da más prioridad a los horarios en los que hay más miembros del equipo libres, a los que caen entre las 9:00 AM y las 2:00 PM, y a los de martes, miércoles o jueves.
• Mostrar franjas no disponibles muestra también, como no disponibles, los horarios ocupados por citas, tiempos bloqueados o eventos del calendario. Los horarios fuera del horario laboral, el tiempo libre y los períodos cerrados siguen ocultos.

Zonas horarias

• El horario laboral, los días especiales y la ventana de reserva siguen la Zona horaria de Configuración › General. Si es incorrecta, todos los horarios se desplazan.
• Tu sitio de reservas muestra los horarios en la zona horaria del salón.
• Los límites de cada día siguen la zona horaria del salón, así que los turnos de última hora de la tarde se quedan en la fecha correcta.

Ejemplo práctico

Emma Johnson trabaja en Hair Haven, en Austin, los martes de 9:00 AM a 5:00 PM. Un cliente quiere un Corte de mujer de 45 minutos con un margen después de 15 minutos. El intervalo es de 15 minutos.

• Emma tiene una cita de 11:00 AM a 12:00 PM, márgenes incluidos.
• Su Google Calendar tiene una visita al dentista de 2:00 PM a 3:00 PM.
• Por tanto, sus huecos libres son de 9:00 a 11:00 AM, de 12:00 a 2:00 PM y de 3:00 a 5:00 PM.
• Cada reserva necesita una hora completa: 45 minutos más el margen de 15 minutos.

El cliente ve horarios de 9:00 a 10:00 AM, de 12:00 a 1:00 PM y de 3:00 a 4:00 PM, cada 15 minutos. Si el Tiempo mínimo antes de reservar es de 2 horas y el cliente mira a las 10:30 AM esa misma mañana, el primer horario que ve es a las 12:30 PM.