Ajouter un client

Une fiche client regroupe les coordonnées d'une personne, ses consentements, des notes privées et toute autre information que vous souhaitez conserver. Vous pouvez en créer une depuis la page Clients ou pendant la prise d'un rendez-vous.

Vous n'avez pas toujours besoin d'ajouter les clients à la main. Lorsqu'une personne réserve sur votre site de réservation, Softalon recherche un client existant ayant la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone. S'il en trouve un, la réservation est rattachée à cette fiche. Sinon, il crée automatiquement un nouveau client.

Ajouter un client depuis la page Clients

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   Étape 1 sur 7

   Ouvrez le formulaire de nouveau client

   Dans la barre latérale, allez dans Clients et cliquez sur Créer un client.

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   Étape 2 sur 7

   Ajoutez une photo (facultatif)

   Dans la carte du haut, cliquez sur Téléverser pour ajouter une photo de profil. Vous pourrez la Modifier ou la Supprimer plus tard.

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   Étape 3 sur 7

   Saisissez les coordonnées

   Remplissez Prénom, Nom de famille et Adresse e-mail. Ces trois champs sont obligatoires sur ce formulaire. Ajoutez un Numéro de téléphone si vous en avez un.

   Si vous n'avez qu'un numéro de téléphone, ajoutez plutôt le client pendant la réservation (voir ci-dessous). Ce formulaire accepte une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.

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   Étape 4 sur 7

   Ajoutez la date de naissance et des notes

   Choisissez une Date de naissance si vous la connaissez. Les automatisations peuvent l'utiliser, par exemple pour envoyer des messages d'anniversaire.

   Utilisez Notes pour tout ce que votre équipe doit savoir, comme des allergies ou des préférences. Seuls les membres de l'équipe peuvent voir les notes. Les clients ne les voient jamais, même lorsqu'ils se connectent à votre site de réservation.

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   Étape 5 sur 7

   Enregistrez le consentement du client

   Activez Consentement transactionnel si le client a accepté de recevoir des messages concernant ses rendez-vous. Sans ce consentement, Softalon ne lui enverra pas de SMS.

   Activez Consentement marketing si le client a accepté de recevoir des offres promotionnelles. Il est alors ajouté aux outils d'e-mail marketing connectés, comme Mailchimp, Klaviyo ou Brevo.

   N'activez ces options que si le client a réellement donné son accord. Consultez Les consentements des clients expliqués.

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   Étape 6 sur 7

   Ajoutez des champs personnalisés (facultatif)

   Dans Champs personnalisés, saisissez une Clé (par exemple Type de cheveux) et une Valeur (par exemple Bouclés), puis cliquez sur le bouton plus. Ajoutez-en autant que nécessaire. Cliquez sur l'icône de corbeille pour en supprimer un.

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   Étape 7 sur 7

   Créez le client

   Cliquez sur Créer en bas de la page.

   Vous verrez:

   Un message Client créé. La fiche du client s'ouvre, avec les onglets Notifications et Activités désormais disponibles.

Ajouter un client pendant une réservation

Lorsque vous prenez un rendez-vous, ouvrez le champ Client :

• Saisissez un nom. Si personne ne correspond, choisissez l'option de création avec le nom saisi, ou choisissez Créer un client.
• Remplissez Prénom et Nom de famille, ainsi qu'une Adresse e-mail ou un Numéro de téléphone. L'un des deux suffit.
• Ajoutez des Notes et les deux interrupteurs de consentement si besoin, puis cliquez sur Créer un client.

Le champ indique alors que le client sera créé une fois le rendez-vous réservé. La fiche est enregistrée au moment de la réservation. Si un client avec la même adresse e-mail ou le même numéro de téléphone existe déjà, Softalon utilise cette fiche au lieu d'en créer une seconde.

Si vous n'avez pas du tout besoin de fiche, choisissez Sans rendez-vous (Aucun client).