Comment fonctionnent les automatisations

Les automatisations de Softalon attendent qu'un événement se produise dans votre salon, comme une nouvelle réservation ou l'anniversaire d'un client, puis exécutent d'elles-mêmes une série d'étapes, comme l'envoi d'un rappel par e-mail et par SMS. Vous les trouvez sous Automatisations dans la barre latérale.

Seuls les membres ayant le rôle Super administrateur ou Propriétaire voient la page Automatisations et peuvent créer, modifier ou supprimer des automatisations.

Les éléments d'une automatisation

Chaque automatisation est une chaîne d'étapes que vous construisez dans un éditeur visuel. Chaque étape est un nœud sur le canevas.

Si vous connectez une intégration qui propose des actions d'automatisation, ses actions apparaissent aussi dans la liste Ajouter un nœud.

Déclencheurs

Le déclencheur détermine quand une exécution commence. La plupart des déclencheurs sont des événements de votre salon, comme Rendez-vous - Confirmé ou Facture - En retard. Certains dépendent du temps, comme Rendez-vous - À venir (24 h) ou Client - Anniversaire. Deux déclencheurs ne dépendent d'aucun événement : Webhook lance une automatisation lorsqu'un autre système envoie une requête à son URL, et Manuel la lance lorsque vous cliquez sur Exécuter.

Consultez Les déclencheurs d'automatisation expliqués pour la liste complète et le moment où chacun se déclenche.

Exécutions

Chaque fois que le déclencheur se déclenche, Softalon lance une nouvelle exécution de l'automatisation. Une exécution parcourt les étapes une par une. Lorsqu'elle atteint une étape Attendre/Délai, elle se met en pause et reprend plus tard d'elle-même.

Chaque exécution est enregistrée dans l'Historique de l'automatisation, avec un statut et le résultat de chaque étape. Consultez Vérifier les exécutions et les échecs d'une automatisation.

Une exécution terminée ne prouve pas que tous les messages sont partis. Une étape Envoyer une notification peut ignorer un message, par exemple lorsque le destinataire n'a pas d'adresse e-mail, et l'exécution continue malgré tout. Ouvrez l'exécution dans l'Historique pour voir ce qu'a fait chaque étape.

L'interrupteur d'activation

Chaque carte d'automatisation de la page Automatisations comporte un interrupteur. Lorsqu'il est activé, l'automatisation est active et lance des exécutions. Lorsqu'il est désactivé, plus rien de nouveau ne démarre.

Désactiver une automatisation arrête aussi les exécutions encore en cours, par exemple celles en pause sur une étape Attendre/Délai. Elles apparaissent comme Annulé dans l'Historique.

Enregistrer des modifications sur les étapes d'une automatisation annule aussi ses exécutions encore en cours. Les nouvelles exécutions utilisent la nouvelle version.

Une nouvelle automatisation est active dès sa création. Une automatisation sans étape, ou avec seulement l'étape Démarrer l'automatisation, ne fait rien tant que vous ne l'avez pas terminée.

Limites par forfait

Votre forfait détermine combien d'automatisations peuvent être actives en même temps, et quelles étapes vous pouvez utiliser. Les automatisations inactives ne comptent pas dans la limite.

Lorsque vous atteignez la limite, vous ne pouvez plus créer ni activer d'automatisation tant que vous n'en avez pas désactivé une. Consultez Comparer les forfaits.

Si vous passez à un forfait qui permet moins d'automatisations, Softalon désactive ce que le nouveau forfait ne couvre pas. Les automatisations qui utilisent une étape non incluse dans le forfait sont désactivées en premier. Si vous avez encore plus d'automatisations actives que la limite, les plus anciennes restent activées et les plus récentes sont désactivées.

Les automatisations ne s'exécutent en outre que tant que votre salon a un abonnement actif.

Automatisations par défaut

Au démarrage de l'abonnement de votre salon, Softalon ajoute un ensemble d'automatisations prêtes à l'emploi dans la langue de votre salon, comme les confirmations et les rappels de rendez-vous. Il ne le fait que pour les salons qui n'ont encore aucune automatisation, et seulement dans la limite de votre forfait. L'assistant de configuration vous permet aussi de choisir celles que vous voulez. Consultez Terminer l'assistant de configuration.

Vérification du contenu

Les messages des automatisations doivent être transactionnels, comme les confirmations, les rappels et les demandes d'avis. Lors de l'enregistrement, Softalon vérifie les étapes Envoyer une notification nouvelles ou modifiées, ainsi que l'ensemble du parcours. Si un message ressemble à du marketing ou à du spam, ou si un SMS ou un message WhatsApp contient un lien vers un site extérieur à Softalon, l'enregistrement échoue et la raison s'affiche. Les e-mails peuvent contenir des liens vers d'autres sites. Une automatisation créée à partir d'un modèle n'est pas vérifiée à sa création, car le contenu du modèle est déjà approuvé, mais vos modifications ultérieures le sont.