Annulez un rendez-vous lorsque la visite n'aura pas lieu. Marquez-le comme Absent lorsque le client ne s'est simplement pas présenté. Ces deux statuts sont finaux, ce qui garde vos rapports et l'historique du client exacts.
Avant de commencer
- Le rendez-vous doit être Confirmé. Une demande encore En attente de confirmation ou En attente de paiement ne peut pas être annulée : refusez-la plutôt. Consultez Accepter ou refuser les demandes de réservation.
- Les membres ayant le rôle Utilisateur peuvent le faire pour leurs propres rendez-vous. Les administrateurs et les rôles supérieurs peuvent le faire pour tous les rendez-vous.
Annuler avec un motif
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Étape 1 sur 3
Ouvrez le formulaire de modification
Dans la page Rendez-vous, ouvrez le menu du rendez-vous et choisissez Mettre à jour. Dans le calendrier, faites un clic droit sur le rendez-vous et choisissez Mettre à jour.
- 2
Étape 2 sur 3
Définissez le statut et le motif
Réglez Statut sur Annulé. Un champ Raison de l'annulation apparaît. Choisissez le motif, par exemple Conflit d'horaire ou Raisons de santé. Le motif est obligatoire ici.
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Étape 3 sur 3
Enregistrez
Cliquez sur Modifier le rendez-vous.
Vous verrez:Rendez-vous mis à jour s'affiche et le statut indique Annulé.
Pour une annulation rapide sans motif, cliquez sur le badge de statut et choisissez Annulé. Softalon enregistre alors le motif Préfère ne pas le dire.
Signaler une absence
Cliquez sur le badge de statut du rendez-vous et choisissez Absent. Vous pouvez aussi le choisir dans le formulaire Mettre à jour.
Et ensuite
- Un rendez-vous annulé libère immédiatement son créneau, qui peut de nouveau être réservé.
- Une absence garde le temps compté comme occupé, comme une visite terminée.
- Aucun des deux ne peut plus être modifié. Pour faire revenir le client, réservez un nouveau rendez-vous.
- Les clients ne reçoivent un message que si l'une de vos automatisations en envoie un pour ce changement. Consultez Les déclencheurs d'automatisation expliqués.
Vous voulez que les clients annulent eux-mêmes ? Envoyez-leur un lien Annuler ou Gérer depuis Partager dans le menu du rendez-vous, ou activez l'annulation en ligne. Consultez Permettre aux clients d'annuler ou de reprogrammer en ligne.
Annuler ou supprimer ?
Utilisez Annulé. Supprimer retire définitivement le rendez-vous, immédiatement et sans confirmation, et laisse sa facture en place. Ne supprimez que les rendez-vous créés par erreur.
Questions fréquentes
Le rendez-vous n'est pas Confirmé. Les demandes se refusent avec Refusé, et les statuts finaux ne peuvent pas être modifiés.