Une demande de réservation est un rendez-vous au statut En attente de confirmation. Elle occupe son créneau, si bien que personne d'autre ne peut réserver cet horaire, jusqu'à ce que vous l'acceptiez ou la refusiez.
Les demandes proviennent :
- Des clients qui réservent en ligne lorsque le statut par défaut dans Paramètres › Réservation est En attente de confirmation. Consultez Valider les réservations avant leur confirmation.
- Des clients qui paient en ligne lorsque le statut par défaut est En attente de confirmation. Une fois le paiement reçu, le rendez-vous passe à ce statut.
- Des clients qui reprogramment en ligne lorsque Statut après reprogrammation est réglé sur Revenir au statut par défaut.
- Des membres de l'équipe ayant le rôle Utilisateur qui réservent ou déplacent un rendez-vous pour un collègue.
Les membres ayant le rôle Utilisateur peuvent accepter et refuser leurs propres rendez-vous. Les administrateurs et les rôles supérieurs peuvent traiter ceux de tout le monde.
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Étape 1 sur 2
Ouvrez vos demandes en attente
Allez dans Rendez-vous et choisissez Rendez-vous en attente dans le menu des vues. Le nombre entre parenthèses indique combien de demandes sont en attente. Les rendez-vous les plus proches sont listés en premier.
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Étape 2 sur 2
Acceptez ou refusez
Dans la colonne Statut, cliquez sur Accepter (✓) ou Refuser (✗). Dans le calendrier, cliquez sur le rendez-vous, puis sur son badge de statut, et choisissez Confirmé ou Refusé.
Vous verrez:Statut mis à jour s'affiche et le statut passe à Confirmé ou Refusé.
Et ensuite
- Les rendez-vous acceptés deviennent Confirmé. Avant l'acceptation, Softalon vérifie que l'horaire est toujours libre. Vous pourrez ensuite terminer le rendez-vous, l'annuler ou le marquer comme absent.
- Refusé est un statut final. Le créneau est libéré immédiatement et le statut ne peut plus être changé. Si vous avez refusé par erreur, réservez un nouveau rendez-vous.
Softalon n'envoie lui-même aucun message aux clients lorsque vous acceptez ou refusez. Ce sont vos automatisations qui les préviennent : configurez-en une si vous voulez que vos clients reçoivent une réponse. Consultez Les déclencheurs d'automatisation expliqués.
Vous pouvez aussi envoyer au client un lien Confirmer depuis Partager dans le menu du rendez-vous. Lorsque le client l'ouvre et confirme, le rendez-vous devient Confirmé sans que vous ayez rien à faire. Consultez Envoyer à un client un lien de confirmation, de reprogrammation ou d'avis.
En cas de problème
L'acceptation échoue car le créneau n'est pas disponible
L'horaire n'est plus libre, par exemple parce que les horaires de travail ont changé ou que quelqu'un a réservé par-dessus avec un remplacement. Ouvrez le menu du rendez-vous, choisissez Mettre à jour, réglez Statut sur Confirmé et, si vous êtes administrateur, activez le Remplacement manuel. Ou reprogrammez d'abord le rendez-vous à un horaire libre.
Un rendez-vous indique En attente de paiement et non En attente de confirmation
Le client a choisi de payer en ligne et n'a pas terminé son paiement. Vous pouvez quand même le passer à Confirmé ou Refusé depuis le badge de statut. Consultez Les statuts de rendez-vous expliqués.
Questions fréquentes
Non. Refusé est un statut final. Réservez plutôt un nouveau rendez-vous pour le client.