Les clients peuvent annuler ou reprogrammer depuis leur compte sur votre site de réservation, depuis les liens contenus dans vos messages, ou en le demandant à l'assistant IA. Vous décidez s'ils peuvent le faire, et jusqu'à combien de temps avant le rendez-vous.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le rôle Super administrateur ou Propriétaire.
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Étape 1 sur 4
Ouvrez les paramètres de réservation
Ouvrez Paramètres › Réservation et faites défiler jusqu'à la carte Politiques et restrictions.
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Étape 2 sur 4
Configurez la reprogrammation
Activez Autoriser la reprogrammation. Choisissez ensuite un Délai minimum avant reprogrammation, de 15 minutes à 72 heures. Choisissez Désactivé pour permettre aux clients de reprogrammer jusqu'à l'heure de début.
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Étape 3 sur 4
Configurez l'annulation
Activez Autoriser l'annulation. Choisissez ensuite un Délai minimum avant annulation de la même façon.
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Étape 4 sur 4
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer en bas de la carte.
Vous verrez:Un message Paramètres mis à jour apparaît.
Comment fonctionnent les règles
Le délai minimum se compte à rebours à partir de l'heure de début du rendez-vous. Avec un délai minimum de 24 heures, un client qui a rendez-vous le vendredi à 15 h peut annuler jusqu'au jeudi 15 h. Passé ce délai, la demande est refusée avec un message qui explique votre politique.
Une reprogrammation doit aussi respecter vos règles de réservation pour le nouvel horaire :
- le nouvel horaire doit être éloigné d'au moins le Délai minimum avant réservation, et
- il ne peut pas dépasser le Délai maximum pour réserver à l'avance.
Quand un client reprogramme, le statut du rendez-vous suit le réglage Statut après reprogrammation de la carte Valeurs par défaut des rendez-vous. Choisissez Revenir au statut par défaut si vous voulez accepter à nouveau les rendez-vous déplacés. Consultez Accepter les réservations avant leur confirmation.
Rédigez votre politique d'annulation sur une page personnalisée et ajoutez un lien vers celle-ci dans votre en-tête ou votre pied de page, pour que les clients connaissent les règles avant de réserver. Consultez Ajouter une page personnalisée.
Ce que voient les clients quand c'est désactivé
Si Autoriser la reprogrammation ou Autoriser l'annulation est désactivé, l'option correspondante est grisée dans le compte du client. Si un client s'adresse à l'assistant IA, celui-ci applique les mêmes règles.
Votre équipe n'est pas concernée. Vous pouvez toujours annuler ou déplacer des rendez-vous depuis le calendrier. Consultez Annuler un rendez-vous ou marquer une absence et Reprogrammer un rendez-vous.
En cas de problème
Un client indique que le bouton d'annulation ne fonctionne pas
Vérifiez le Délai minimum avant annulation. Si le rendez-vous commence plus tôt que ce délai, l'annulation en ligne est bloquée. Annulez-le pour le client depuis le calendrier si vous êtes d'accord.
Les clients ne peuvent pas choisir un nouvel horaire assez lointain
Augmentez le Délai maximum pour réserver à l'avance dans la même carte. Les reprogrammations ne peuvent pas dépasser cette limite.
Questions fréquentes
Oui. Les deux interrupteurs sont indépendants.