Chaque rendez-vous a un seul statut. Le statut indique à votre équipe ce qu'il faut faire ensuite et détermine si le rendez-vous occupe encore son créneau.
Les statuts
Pourquoi « En attente de paiement » n'occupe-t-il le créneau que 15 minutes ? Pour qu'un client qui abandonne le paiement ne bloque pas ce moment pour tous les autres. Après 15 minutes, le créneau peut de nouveau être réservé, même si le rendez-vous reste dans votre liste avec ce statut.
Lorsque le paiement en ligne arrive, le rendez-vous passe au statut par défaut de votre salon défini dans Paramètres › Réservation : Confirmé s'il est réglé sur Approuvé, ou En attente de confirmation s'il est réglé sur En attente de confirmation.
Changements possibles
Un rendez-vous ne peut qu'avancer. Le menu des statuts ne propose que les changements autorisés.
Pourquoi un statut final ne peut-il pas être modifié ? Les statuts finaux alimentent vos rapports, vos factures et l'historique des clients : ils sont donc verrouillés. Lorsque vous en choisissez un dans le formulaire Modifier le rendez-vous, un avertissement indique que le statut ne pourra plus être changé. Si vous avez besoin de rétablir la visite, réservez un nouveau rendez-vous.
Quelques règles à connaître :
- Pour annuler une demande encore en attente de confirmation, refusez-la.
- Avant qu'un rendez-vous passe à Confirmé, Softalon vérifie que l'horaire est toujours libre.
- Les clients peuvent annuler tout rendez-vous non final via un lien d'annulation ou de gestion, ou depuis leur compte, si votre salon autorise l'annulation en ligne. Consultez Permettre aux clients d'annuler ou de reprogrammer en ligne.
Motifs d'annulation
Chaque rendez-vous annulé enregistre un motif :
Préfère ne pas le dire, Conflit d'horaire, Changement de plans, Alternative trouvée, Raisons de santé, Raisons financières, Problèmes de transport, Conditions météorologiques, Urgence personnelle, Plus nécessaire et Autre.
- Dans le formulaire Modifier le rendez-vous, choisir Annulé demande une Raison de l'annulation.
- Les clients choisissent un motif lorsqu'ils annulent en ligne.
- Si vous annulez depuis le badge de statut, aucun motif n'est demandé et Préfère ne pas le dire est enregistré.
Où changer le statut
- Cliquez sur le badge de statut dans la page Rendez-vous ou dans les détails d'un rendez-vous.
- Utilisez Accepter et Refuser pour les demandes. Consultez Accepter ou refuser les demandes de réservation.
- Ouvrez Mettre à jour depuis le menu du rendez-vous pour changer le statut en même temps que le motif, les notes et les champs personnalisés.
Les membres ayant le rôle Utilisateur peuvent changer le statut de leurs propres rendez-vous. Les administrateurs et les rôles supérieurs peuvent changer celui de tous les rendez-vous.
Questions fréquentes
Non, Terminé est un statut final. Si la facture n'est pas encore finalisée, vous pouvez encore la modifier. Pour la réservation elle-même, créez un nouveau rendez-vous.