Comment les créneaux disponibles sont calculés

Chaque fois qu'un client ouvre votre site de réservation, Softalon reconstruit entièrement la liste des créneaux libres. Il commence par qui peut réaliser le service et où, ajoute les horaires de travail, retire tout ce qui est déjà pris, puis vérifie que le service entier tient. Seuls les créneaux qui passent toutes les vérifications sont affichés.

Ce guide présente chaque vérification dans l'ordre où Softalon l'applique. Si un créneau attendu manque, c'est que l'une de ces étapes l'a retiré.

En bref

Un créneau est proposé pour un service lorsque toutes ces conditions sont remplies :

1. Au moins un membre actif de l'équipe est attribué au service, le service est proposé dans l'établissement et le membre y a des horaires de travail.
2. Le créneau se trouve dans les horaires de travail de ce membre pour cet établissement à cette date. Un jour spécial remplace les horaires hebdomadaires à sa date.
3. Le créneau n'est couvert ni par une période de fermeture, ni par un congé du membre, ni par un temps bloqué, ni par un événement d'un calendrier Google ou Outlook connecté, ni par un autre rendez-vous.
4. Le service entier, marges comprises, tient avant la prochaine période occupée ou la fin du service du membre.
5. Les salles ou équipements nécessaires au service sont libres pendant toute la durée.
6. L'heure de début tombe sur votre grille de créneaux.
7. Le créneau se trouve dans votre fenêtre de réservation : ni trop tôt, ni trop loin dans le futur.

1. Qui peut réaliser le service, et où

Softalon ne prend en compte que les combinaisons cohérentes :

• Le membre de l'équipe doit être actif et attribué au service.
• L'établissement doit être actif et proposer le service.
• Le service doit être actif.
• Le membre doit avoir des horaires de travail dans cet établissement. Un membre sans horaires enregistrés dans un établissement n'y est jamais réservable.

Les services privés ne sont pas listés sur votre site de réservation, mais les clients qui ouvrent un service privé via son lien direct peuvent quand même voir et réserver ses créneaux. Les membres de l'équipe voient toujours les services privés dans l'application.

2. Les horaires de travail, par membre et par établissement

Les horaires d'ouverture de votre salon dans Paramètres › Entreprise ne créent aucun temps réservable. Les disponibilités proviennent uniquement des horaires de travail de chaque membre de l'équipe, que vous définissez séparément pour chaque établissement où il travaille. Consultez Horaires d'ouverture du salon et horaires de travail de l'équipe.

• Chaque jour peut être non travaillé, comporter une plage horaire ou plusieurs plages (par exemple une pause déjeuner entre deux plages).
• Un jour spécial remplace les horaires hebdomadaires pour une date dans un établissement. Il peut définir des horaires différents ou indiquer que le membre ne travaille pas. Un jour spécial dans un établissement où le membre n'a pas d'horaires hebdomadaires le rend réservable à cet endroit à cette date uniquement. Consultez Définir des horaires spéciaux pour une date précise.
• Les horaires de travail sont toujours lus dans le fuseau horaire de votre salon.

3. Le temps retiré

Une fois que Softalon sait quand un membre travaille, il retire toutes les périodes occupées :

Quelques détails comptent ici :

• Les rendez-vous bloquent aussi leurs marges. Un rendez-vous occupe le membre du début de sa marge avant jusqu'à la fin de sa marge après.
• Quels rendez-vous bloquent du temps. Les rendez-vous En attente de confirmation, Confirmé, Terminé ou Absent bloquent du temps. Les rendez-vous Annulé et Refusé le libèrent. Un rendez-vous En attente de paiement retient son créneau pendant 15 minutes après sa création. S'il est toujours impayé ensuite, le créneau se libère de nouveau.
• Un membre, un seul agenda. Si un membre travaille dans deux établissements, un rendez-vous dans l'un bloque le même créneau dans l'autre.
• Événements de calendrier. Les événements des calendriers que vous activez sous Vérifier les conflits sont copiés en tant que temps bloqué. Les événements Google marqués comme disponibles sont ignorés. Les événements que Softalon a lui-même ajoutés à votre calendrier sont aussi ignorés, pour ne jamais bloquer deux fois. Consultez Synchroniser Google Agenda ou Outlook.

Ajouter un congé, une période de fermeture ou un temps bloqué n'annule et ne déplace jamais les rendez-vous existants. Cela empêche seulement les nouvelles réservations.

4. Faire tenir le service entier

Un trou libre ne suffit pas à lui seul. Le service doit y tenir du début à la fin :

• Durée. Le service doit se terminer avant la fin du trou libre.
• La marge avant doit tenir après le début du trou. Si le service du membre commence à 9 h et que le service a une marge avant de 15 minutes, le premier début possible est 9 h 15.
• La marge après doit tenir avant la fin du trou. Un service de 45 minutes avec une marge après de 15 minutes nécessite une heure complète avant la fermeture ou le rendez-vous suivant.
• Les durées et les marges peuvent varier selon le membre ou l'établissement. Softalon utilise d'abord le réglage propre au membre, puis celui de l'établissement, puis la valeur par défaut du service. Consultez Définir des prix ou des durées différents par établissement ou par membre.
• Aucun service ne dépasse minuit. Le service doit se terminer le jour même où il commence.

5. Salles et équipements (ressources)

Si un service nécessite des ressources, chacune doit disposer de suffisamment d'unités libres pendant tout le rendez-vous, marges comprises. Les ressources sont partagées dans tout votre salon : une salle utilisée pour une réservation est comptée pour toutes les réservations qui en ont besoin.

Un service n'est jamais réservable si une ressource nécessaire est désactivée, ou s'il nécessite plus d'unités que la ressource n'en possède. Consultez Exiger des salles ou des équipements pour un service.

6. La grille de créneaux

Les clients voient les heures de début sur une grille fixe définie par Pas dans Paramètres › Réservation › Créneaux horaires. Vous pouvez choisir 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes. Avec un pas de 15 minutes, les créneaux sont proposés à :00, :15, :30 et :45.

Un créneau qui tient mais ne tombe pas sur la grille n'est pas proposé. Si un trou s'ouvre à 10 h 05 et que votre pas est de 15 minutes, le prochain créneau proposé est 10 h 15.

7. La fenêtre de réservation

Des réglages de Paramètres › Réservation › Politiques et restrictions limitent le délai minimum et l'horizon maximum de réservation des clients :

Les clients ne voient jamais de créneaux dans le passé. Ces limites ne s'appliquent qu'aux clients. Lorsqu'un membre de l'équipe réserve depuis l'application, il n'est pas soumis à ces limites. Pour réserver en dehors des horaires de travail ou par-dessus un autre rendez-vous, consultez Faire une double réservation ou réserver en dehors des horaires de travail.

Réservations multi-services

Lorsqu'un client réserve plusieurs services pour une même visite, Softalon les enchaîne les uns après les autres :

• Tous les services de l'enchaînement ont lieu dans le même établissement que le premier.
• Le premier service commence exactement à l'heure choisie par le client.
• Chaque service suivant commence sur la grille de créneaux, après le service précédent et les marges entre les deux.
• L'attente entre deux services ne peut pas dépasser Temps d'attente maximum pour la réservation multi-services.
• L'enchaînement entier doit se terminer le même jour.
• Un enchaînement peut compter jusqu'à 10 services.

Si aucun enchaînement ne respecte ces règles à une heure donnée, cette heure n'est pas proposée. Consultez Permettre aux clients de réserver plusieurs services à la fois.

Créneaux suggérés et indisponibles

Deux options de Paramètres › Réservation › Créneaux horaires modifient l'affichage des créneaux sur votre site de réservation. Toutes deux dépendent de votre forfait.

• Afficher les suggestions marque jusqu'à cinq créneaux par jour comme suggérés et n'affiche qu'eux au départ. Les clients peuvent appuyer sur Tout voir pour afficher tous les créneaux. Softalon classe les créneaux plus haut lorsque davantage de membres de l'équipe sont libres, lorsqu'ils se situent entre 9 h et 14 h, et lorsqu'ils tombent un mardi, un mercredi ou un jeudi.
• Afficher les créneaux indisponibles affiche aussi, comme indisponibles, les créneaux pris par des rendez-vous, des temps bloqués ou des événements de calendrier. Les créneaux en dehors des horaires de travail, pendant les congés et les périodes de fermeture restent masqués.

Fuseaux horaires

• Les horaires de travail, les jours spéciaux et la fenêtre de réservation suivent tous le Fuseau horaire de Paramètres › Général. S'il est incorrect, tous les créneaux sont décalés.
• Votre site de réservation affiche les créneaux dans le fuseau horaire du salon.
• Les limites des journées suivent le fuseau horaire du salon : les services tardifs en soirée restent donc à la bonne date.

Exemple détaillé

Emma Johnson travaille chez Hair Haven à Austin le mardi de 9 h à 17 h. Une cliente souhaite une coupe femme de 45 minutes avec une marge après de 15 minutes. Le pas est de 15 minutes.

• Emma a un rendez-vous de 11 h à 12 h, marges comprises.
• Son Google Calendar contient un rendez-vous chez le dentiste de 14 h à 15 h.
• Ses trous libres sont donc 9 h–11 h, 12 h–14 h et 15 h–17 h.
• Chaque réservation nécessite une heure complète : 45 minutes plus la marge de 15 minutes.

La cliente voit les créneaux de 9 h à 10 h, de 12 h à 13 h et de 15 h à 16 h, toutes les 15 minutes. Si Délai minimum avant réservation est de 2 heures et que la cliente consulte le site à 10 h 30 ce matin-là, le premier créneau qu'elle voit est 12 h 30.