Les rappels réduisent les absences. Softalon les envoie au moyen d'automatisations qui utilisent les déclencheurs de rendez-vous À venir, lesquels se déclenchent un certain temps avant le début de chaque rendez-vous.
Quand les rappels se déclenchent
Il existe trois déclencheurs À venir sous Rendez-vous :
Ce sont les seuls moments de rappel possibles. Aucun réglage ne permet un autre délai.
Un rappel ne se déclenche que pour les rendez-vous encore à venir : En attente de paiement, En attente de confirmation ou Confirmé. Les rendez-vous annulés, refusés ou marqués absents n'en reçoivent pas. Si un rendez-vous est reprogrammé, le rappel suit la nouvelle heure.
Un rappel dont l'heure est déjà passée au moment de la réservation est ignoré. Par exemple, un rendez-vous réservé 10 heures à l'avance reçoit le rappel de 2 heures, mais pas celui de 24 heures.
Avant de commencer
- Vous devez avoir le rôle Super administrateur ou Propriétaire.
- Vérifiez si vous avez déjà une automatisation de rappel. Les nouveaux salons reçoivent généralement Rappel de rendez-vous (24h) et Rappel de rendez-vous (2h) automatiquement.
- Les messages SMS et WhatsApp consomment des crédits. Consultez Les crédits expliqués.
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Étape 1 sur 4
Partez du modèle de rappel
Allez dans Automatisations, cliquez sur Créer une automatisation et choisissez Depuis un modèle. Choisissez un modèle de rappel et cliquez sur Continuer.
Pour créer la vôtre, choisissez plutôt Depuis zéro et réglez le déclencheur sur Rendez-vous › À venir (24 h) ou À venir (2 h).
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Étape 2 sur 4
Vérifiez les messages
Cliquez sur chaque étape Envoyer une notification. Un rappel est généralement destiné au client : le destinataire est donc une variable client, comme l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone du client.
Utilisez des variables pour les détails, par exemple
{{ $event.data.object.client.firstName }}pour le prénom et{{ time($event.data.object.startAt) }}pour l'heure de début. Les heures sont affichées dans le fuseau horaire et le format de votre salon. Si le client a réservé depuis un autre fuseau horaire, les heures des messages qui lui sont adressés utilisent son fuseau horaire. - 3
Étape 3 sur 4
Ajoutez des liens pour reprogrammer et annuler
Permettez aux clients de changer leurs plans sans appeler. Ajoutez des liens comme
{{ actionLink($event.data.object.id, "reschedule") }}et{{ actionLink($event.data.object.id, "cancel") }}. Chacun devient un lien court qui ouvre la bonne page de votre site de réservation. - 4
Étape 4 sur 4
Enregistrez et activez-la
Cliquez sur Enregistrer. Sur la page Automatisations, vérifiez que l'interrupteur de l'automatisation est activé.
Vous verrez:La carte affiche le déclencheur, par exemple Rendez-vous - À venir (24 h). Après l'envoi du prochain rappel, vous pouvez voir l'exécution dans Historique.
Conseils
- Un message par type de canal. Tant que l'exécution n'a pas atteint une étape Attendre/Délai, une personne reçoit au plus un message par adresse : un e-mail, un message sur son téléphone et une notification push. Les SMS et WhatsApp partagent le téléphone : une étape WhatsApp placée après un SMS envoyé est donc ignorée. Placez en premier le canal que vous préférez.
- Rendez-vous confirmés uniquement. Les rappels se déclenchent aussi pour les rendez-vous en attente de confirmation ou de paiement. Si vous ne voulez rappeler que les réservations confirmées, ajoutez un Branchement conditionnel qui vérifie le statut du rendez-vous. Cela nécessite le forfait Accelerate ou supérieur. Consultez Ajouter des délais et des conditions.
- Un autre moment. Pour envoyer plus tard que 24 heures avant, par exemple 12 heures avant, utilisez À venir (24 h) et ajoutez une étape Attendre/Délai de 12 heures. L'attente ne revérifie pas le rendez-vous : le message part donc même s'il a été annulé pendant l'attente.
En cas de problème
Un client n'a pas reçu de rappel
Ouvrez l'Historique de l'automatisation et trouvez l'exécution. Chaque étape indique si le message a été envoyé. Raisons fréquentes : le client n'a ni adresse e-mail ni numéro de téléphone, le client a désactivé ce canal, le client n'a pas donné son consentement pour les SMS, ou votre salon n'a plus de crédits.
Les clients reçoivent deux rappels
Vérifiez s'il existe deux automatisations avec des déclencheurs de rappel, ou une automatisation qui utilise le déclencheur À venir simple, qui se déclenche à la fois 24 heures et 2 heures avant.
Questions fréquentes
Pas directement. Le déclencheur le plus précoce intervient 24 heures avant le rendez-vous.