La connexion de votre calendrier fonctionne dans les deux sens, et vous pouvez utiliser l'un ou les deux :
- Ajouter au calendrier place vos rendez-vous Softalon dans un calendrier Google ou Outlook.
- Vérifier les conflits lit les événements de vos calendriers et bloque ces créneaux, pour que les clients ne puissent pas vous réserver quand vous êtes occupé.
La connexion appartient à votre propre compte Softalon, et vous choisissez les calendriers séparément dans chaque salon où vous travaillez.
Avant de commencer
- Vous avez un compte Google ou un compte Microsoft avec Outlook Calendar.
- Vous seul pouvez activer vos propres calendriers. Un Administrateur peut voir quels calendriers sont activés pour vous et les désactiver, mais ne peut pas en ajouter.
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Étape 1 sur 5
Connectez votre compte de calendrier
Ouvrez le menu de votre compte, allez dans Compte › Intégrations et trouvez Google Calendar ou Outlook Calendar. Sélectionnez Connecter, connectez-vous et autorisez l'accès.
Vous pouvez connecter plusieurs comptes, par exemple un compte Google professionnel et un compte personnel.
Vous verrez:L'intégration affiche sa connexion sur la page Intégrations.
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Étape 2 sur 5
Ouvrez votre onglet Calendriers dans le salon
Dans le salon, allez dans Membres, ouvrez votre propre profil et sélectionnez Calendriers.
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Étape 3 sur 5
Choisissez où vont les rendez-vous
Dans Ajouter au calendrier, choisissez un calendrier sous Sélectionner un calendrier, ou Aucun pour ne plus ajouter de rendez-vous.
Seuls les rendez-vous futurs ou mis à jour sont ajoutés. Les rendez-vous déjà passés ne sont pas copiés.
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Étape 4 sur 5
Choisissez les calendriers à vérifier pour les conflits
Dans Vérifier les conflits, activez l'interrupteur à côté de chaque calendrier dont les événements doivent bloquer votre temps. Vous pouvez activer jusqu'à cinq calendriers.
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Étape 5 sur 5
Enregistrez
Sélectionnez Enregistrer.
Vous verrez:Calendriers mis à jour. Les événements de votre calendrier commencent à apparaître comme temps bloqué dans le calendrier Softalon.
Ce qui est ajouté à votre calendrier
- Les rendez-vous au statut Confirmé, Terminé ou Absent sont ajoutés.
- Les rendez-vous En attente de confirmation ou En attente de paiement ne sont pas encore ajoutés. Ils apparaissent une fois confirmés.
- Lorsqu'un rendez-vous est reprogrammé, son événement est déplacé. Lorsqu'il est annulé, refusé ou supprimé, son événement est retiré.
- Chaque événement a pour titre le service ainsi que le prénom et l'initiale du nom du client, et inclut l'établissement, les notes et un lien vers le rendez-vous dans Softalon.
Comment fonctionne la vérification des conflits
- Chaque événement d'un calendrier vérifié devient du temps bloqué pour vous, dans tous les établissements où vous travaillez.
- Les clients ne peuvent pas vous réserver pendant ces événements. Votre équipe les voit dans le calendrier comme temps bloqué lorsque Afficher les temps bloqués est activé.
- Dans Google Calendar, les événements marqués comme disponibles ne bloquent pas votre temps.
- Les événements que Softalon a ajoutés à votre calendrier sont ignorés : vos rendez-vous ne se bloquent donc jamais eux-mêmes.
- Les événements annulés et supprimés sont retirés de Softalon.
- Les descriptions des événements ne sont pas copiées. Par souci de confidentialité, Softalon indique seulement qu'une description existe.
Synchroniser maintenant ou reconnecter
Les modifications arrivent généralement d'elles-mêmes. Si quelque chose semble obsolète, ouvrez le menu d'options à côté de la connexion dans la carte Vérifier les conflits :
- Synchroniser les calendriers récupère immédiatement les derniers événements.
- Actualiser les abonnements renouvelle le lien qui envoie à Softalon les mises à jour de votre calendrier.
- Gérer l'intégration ouvre l'intégration dans votre compte, où vous pouvez la reconnecter ou la déconnecter.
En cas de problème
L'onglet Calendriers indique Aucun calendrier connecté pour le moment
Connectez d'abord Google Calendar ou Outlook Calendar dans Compte › Intégrations. Rechargez ensuite l'onglet Calendriers.
Je ne peux pas activer les calendriers d'un autre membre de l'équipe
Les calendriers ne peuvent être activés que par la personne à qui ils appartiennent. Demandez au membre de l'équipe de se connecter et de configurer son propre onglet Calendriers.
Un événement occupé de mon calendrier ne bloque pas la réservation
Vérifiez que le calendrier est activé sous Vérifier les conflits et enregistré. Dans Google Calendar, assurez-vous que l'événement vous indique comme occupé, et non disponible. Sélectionnez ensuite Synchroniser les calendriers.
Une ou plusieurs connexions sont défaillantes
Ouvrez Compte › Intégrations et reconnectez le compte de calendrier. L'accès a peut-être expiré ou été retiré.
Questions fréquentes
Elle voit le titre de chaque événement comme temps bloqué dans le calendrier Softalon. Les descriptions des événements ne sont pas copiées.