Vous pouvez réserver des rendez-vous pour les clients qui appellent, écrivent ou se présentent sans rendez-vous. Le formulaire ne propose que les horaires réellement libres, en fonction des horaires de travail de chaque membre, des rendez-vous existants, du temps bloqué et de vos autres règles de disponibilité.
Avant de commencer
- Au moins un établissement, un service et un membre de l'équipe qui propose ce service dans cet établissement.
- Des horaires de travail pour ce membre dans cet établissement. Les horaires d'ouverture du salon ne créent pas à eux seuls d'horaires libres. Consultez Définir les horaires de travail d'un membre de l'équipe.
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Étape 1 sur 6
Ouvrez le formulaire de réservation
Utilisez l'une de ces méthodes :
- Dans le Calendrier, cliquez sur un horaire vide en Vue journalière ou Vue hebdomadaire. L'horaire est rempli pour vous.
- Dans le Calendrier, cliquez sur Ajouter et choisissez Rendez-vous.
- Dans la page Rendez-vous, cliquez sur Prendre rendez-vous.
- Appuyez sur ⌘B (Ctrl+B sous Windows) n'importe où dans votre salon.
Vous verrez:Le formulaire Prendre rendez-vous s'ouvre.
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Étape 2 sur 6
Choisissez le client
Cliquez sur Client et recherchez par nom. Ensuite :
- Choisissez un client existant, ou
- Choisissez Sans rendez-vous (Aucun client) pour réserver sans fiche client, ou
- Choisissez Créer un client (ou Créer suivi de ce que vous avez saisi) et renseignez son prénom et son nom, ainsi qu'une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Vous pouvez aussi définir le Consentement transactionnel et le Consentement marketing.
Un nouveau client est enregistré au moment de la réservation. Si l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone appartient déjà à l'un de vos clients, le rendez-vous est rattaché à ce client au lieu de créer un doublon.
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Étape 3 sur 6
Choisissez l'établissement, le service et le membre
Choisissez l'Établissement et le Service. Pour Membre, choisissez un membre de l'équipe ou N'importe qui. Avec N'importe qui, Softalon choisit un membre libre à cet horaire selon la Logique de sélection des membres de vos paramètres de réservation. Consultez Choisir comment les réservations « N'importe qui » sont attribuées.
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Étape 4 sur 6
Choisissez une date et une heure
Choisissez une Date, puis une Heure. Seuls les horaires libres sont proposés. Les heures sont dans le fuseau horaire de votre salon.
Votre équipe n'est pas soumise aux règles de réservation des clients, comme le délai minimum ou la limite de réservation à l'avance. Vous pouvez aussi choisir une date passée, par exemple pour enregistrer une visite après coup.
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Étape 5 sur 6
Ajoutez des détails
Renseignez les champs personnalisés demandés par votre salon. Activez Notes pour des notes visibles par le client, ou Notes internes pour des notes visibles uniquement par votre équipe. Consultez Ajouter des notes et des notes internes.
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Étape 6 sur 6
Réservez
Cliquez sur Prendre rendez-vous.
Vous verrez:Le message Rendez-vous réservé s'affiche et le rendez-vous apparaît dans le calendrier.
Statut attribué au rendez-vous
- Les administrateurs et les rôles supérieurs réservent toujours des rendez-vous au statut Confirmé.
- Les membres ayant le rôle Utilisateur réservent leurs propres rendez-vous au statut Confirmé. Lorsqu'ils réservent pour un collègue, le rendez-vous reçoit le statut par défaut défini dans Paramètres › Réservation : il peut donc rester En attente de confirmation jusqu'à ce que quelqu'un l'accepte.
Une facture brouillon est créée avec chaque rendez-vous, au prix correspondant au membre, à l'établissement et au service choisis. Vous la finalisez une fois le rendez-vous terminé. Consultez Terminer un rendez-vous et encaisser le paiement.
En cas de problème
Aucun horaire n'est proposé pour un jour
Le membre n'a pas d'horaires de travail dans cet établissement ce jour-là, ou il est complet, en congé, bloqué, ou le salon est fermé. Consultez Comment les horaires disponibles sont calculés. Si vous êtes administrateur et devez réserver malgré tout, utilisez le Remplacement manuel.
Le message Créneau indisponible s'affiche
Quelqu'un a pris cet horaire pendant que vous remplissiez le formulaire. Choisissez un autre horaire.
La réservation échoue avec un message concernant l'abonnement
La réservation nécessite un abonnement actif. Consultez Le paiement de mon abonnement a échoué.
Questions fréquentes
Le formulaire du Dashboard réserve un service à la fois. Réservez chaque service comme un rendez-vous distinct. Les clients peuvent réserver plusieurs services ensemble sur votre site de réservation si la réservation multi-services est activée.