Chaque rendez-vous reçoit une facture brouillon au moment de la réservation. Lorsque le client a terminé, vous marquez le rendez-vous comme Terminé et Softalon vous propose de finaliser cette facture et d'enregistrer le paiement.
Avant de commencer
- Le rendez-vous doit être Confirmé. Seuls les rendez-vous confirmés peuvent être terminés.
- Les membres ayant le rôle Utilisateur peuvent terminer leurs propres rendez-vous. Les administrateurs et les rôles supérieurs peuvent terminer tous les rendez-vous.
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Étape 1 sur 3
Marquez le rendez-vous comme terminé
Dans la page Rendez-vous, cliquez sur le badge de statut du rendez-vous et choisissez Terminé. Vous pouvez aussi cliquer sur le rendez-vous dans le calendrier et utiliser son badge de statut, ou ouvrir Mettre à jour et régler Statut sur Terminé.
Vous verrez:Statut mis à jour s'affiche et la fenêtre Rendez-vous terminé ! s'ouvre.
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Étape 2 sur 3
Vérifiez la facture
La fenêtre affiche le Sous-total de la facture, l'éventuelle Remise, les taxes, le Total, le Total payé et le Total dû. Pour ouvrir d'abord la facture complète, cliquez sur ou cliquez ici pour consulter / modifier la facture. La modification des lignes de facture dépend de votre forfait. Consultez Créer une facture.
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Étape 3 sur 3
Finalisez et encaissez
- Si le client a payé sur place, cochez Marquer comme payée et cliquez sur Finaliser et marquer comme payée. Cela enregistre un paiement hors ligne du montant total.
- Si le client n'a pas encore payé, ou a déjà payé en ligne, laissez Marquer comme payée décoché et cliquez sur Finaliser la facture.
- Pour traiter la facture plus tard, cliquez sur Plus tard.
Vous verrez:Facture finalisée s'affiche.
Le faire plus tard
Si vous avez fermé la fenêtre, ouvrez le menu du rendez-vous, allez dans Facture et choisissez Finaliser ou Marquer comme payée. Ces options disparaissent une fois la facture finalisée ou payée. Vous pouvez aussi retrouver la facture dans Finances › Factures.
Pourquoi finaliser ?
Une facture brouillon suit encore le rendez-vous. Si vous réassignez ou reprogrammez vers un autre membre, service ou établissement avant de la finaliser, son prix est mis à jour en conséquence. La finalisation la verrouille. Lisez Finaliser une facture pour savoir ce qui est verrouillé.
Terminé est un statut final. Une fois défini, vous ne pouvez plus changer le statut du rendez-vous : vérifiez donc que vous avez choisi le bon rendez-vous.
Questions fréquentes
Laissez Marquer comme payée décoché, finalisez la facture, puis enregistrez le montant payé par le client. Consultez Enregistrer un paiement.