Le Réceptionniste IA répond aux messages des clients à votre place et réserve des rendez-vous dans le chat. Sa configuration se fait en trois temps : l'activer, définir sa façon de s'exprimer et connecter au moins un canal.
Avant de commencer
- Votre salon est sur le forfait Accelerate ou Ultimate. Le forfait Starter n'inclut ni le réceptionniste ni la boîte de réception.
- Vous êtes Super administrateur ou Propriétaire. Les paramètres et les intégrations nécessitent ces rôles.
- Vos services, vos établissements et les horaires de travail de votre équipe sont configurés. Le réceptionniste réserve à partir des mêmes disponibilités que votre site de réservation.
- 1
Étape 1 sur 8
Ouvrez les paramètres des conversations
Allez dans Paramètres et ouvrez Conversations. La carte Réceptionniste IA se trouve en haut de la page.
- 2
Étape 2 sur 8
Activez le réceptionniste
Activez Activer le Réceptionniste IA. Tant qu'il est désactivé, le réceptionniste ne répond dans aucune conversation.
- 3
Étape 3 sur 8
Donnez-lui un nom et une personnalité
- Nom : le nom que le réceptionniste se donne. C'est aussi le libellé de ses messages dans votre boîte de réception.
- Niveau de formalité : Formel, Neutre ou Décontracté.
- Traits : choisissez-en jusqu'à 3, comme Chaleureux ou Concis.
- Détails supplémentaires : jusqu'à 1 000 caractères d'indications supplémentaires sur sa façon de s'exprimer.
- 4
Étape 4 sur 8
Vérifiez les options avancées
Cliquez sur la flèche en bas de la carte pour afficher plus d'options. Vous y choisissez si le réceptionniste réserve dans le chat, à quels messages il répond et quelles relances il envoie. Chacune est expliquée dans Les paramètres du Réceptionniste IA expliqués.
- 5
Étape 5 sur 8
Enregistrez
Cliquez sur Enregistrer en bas de la carte.
Vous verrez:Le message Paramètres mis à jour s'affiche.
- 6
Étape 6 sur 8
Ajoutez les informations sur votre salon
Dans la carte Base de connaissances, ajoutez les informations que le réceptionniste ne trouve pas dans vos paramètres, comme le stationnement ou votre politique en cas de retard. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Consultez Renseigner le réceptionniste sur votre salon.
- 7
Étape 7 sur 8
Connectez un canal
Les clients ont besoin d'un moyen de joindre le réceptionniste. Vous pouvez utiliser un ou plusieurs canaux :
- Activer le Live Chat sur votre site de réservation. Il se trouve sur la même page, dans la carte Live Chat.
- Connecter WhatsApp
- Connecter Facebook Messenger et Instagram
- Connecter Telegram
- Connecter WhatsApp via Twilio
- Connecter iMessage et SMS avec BlueBridge
- Connecter l'e-mail à la boîte de réception
- 8
Étape 8 sur 8
Envoyez un message de test
Écrivez à votre salon depuis votre propre téléphone ou ouvrez le Live Chat sur votre site de réservation. Ouvrez ensuite Conversations dans la barre latérale.
Vous verrez:Votre message et la réponse du réceptionniste apparaissent dans la boîte de réception.
Les réponses rédigées par l'IA consomment des crédits de votre forfait. Vérifiez votre solde avant la mise en service. Consultez Les crédits expliqués.
En cas de problème
Le réceptionniste ne répond pas
Vérifiez que Activer le Réceptionniste IA est activé et enregistré, et qu'il vous reste des crédits. Dans la conversation elle-même, assurez-vous que le réceptionniste n'est pas désactivé et que le statut n'est pas Nécessite une attention. La boîte de réception affiche une note lorsqu'une réponse n'a pas été envoyée à cause des crédits, des limites ou de vos réglages de réponse.
Le réceptionniste s'est désactivé après un changement de forfait
Lorsqu'un salon passe à un forfait sans le réceptionniste, Softalon désactive à la fois le réceptionniste et le Live Chat. Après une nouvelle mise à niveau, réactivez-les dans Paramètres › Conversations.
Je ne trouve pas Conversations dans Paramètres
Les paramètres ne sont visibles que par les Super administrateurs et le Propriétaire. Demandez à l'un d'eux de configurer le réceptionniste ou de modifier votre rôle.
Questions fréquentes
Non. Vous pouvez l'activer d'abord. Il commence à répondre dès que des messages arrivent sur un canal connecté ou sur le Live Chat.